Vous pilotez deux centres de formation, ou trois, peut-être davantage. Chacun a ses formateurs, ses apprenants, ses financements, ses obligations Qualiopi. Et vous jongler entre des fichiers Excel distincts, des dossiers éparpillés, des relances qui tombent dans les mauvaises boîtes mail. Le résultat : vous perdez du temps sur de la coordination, pas sur de la formation.

Fresh Management centralise la gestion de tous vos centres de formation en un seul endroit. Une connexion, une interface, une vision complète. Chaque entité conserve son autonomie ; vous gardez le contrôle global.

Ce que fait concrètement le module multi-centres de Fresh Management

Fresh Management découpe votre compte en sous-centres indépendants, chacun correspondant à une entité réelle : un site géographique, une activité distincte, un NDA différent, ou plusieurs SIRET sous un même groupe.

Depuis une vue globale, vous accédez à l’ensemble de l’activité consolidée. Depuis chaque sous-centre, vous retrouvez uniquement les données de l’entité concernée.

Voici ce que vous gérez directement dans l’interface :

Les bénéfices clés du logiciel de gestion multi-centres

1. Un seul outil pour toute votre organisation Fini les allers-retours entre plusieurs logiciels ou comptes distincts. Tous vos centres vivent dans la même plateforme, avec un identifiant unique pour chaque collaborateur.

2. Des données cloisonnées sans complexité Chaque formateur, gestionnaire ou responsable n’accède qu’aux centres pour lesquels il a des droits. Vos données clients et apprenants restent séparées si vos entités sont indépendantes, conformément au RGPD.

3. Un BPF par entité, plus un BPF global Fresh Management génère automatiquement le Bilan Pédagogique et Financier pour chaque sous-centre. Si vos entités partagent un NDA unique, vous obtenez aussi la vue agrégée en un clic, prête pour votre déclaration auprès du ministère du Travail.

4. Un tableau de bord consolidé pour piloter Taux de remplissage, chiffre d’affaires, nombre d’apprenants, suivi Qualiopi : toutes vos métriques s’affichent en temps réel, par centre ou toutes entités confondues.

Pour qui est fait le module multi-centres

Groupes et réseaux d’organismes de formation Vous gérez plusieurs OF avec des SIRET distincts mais des équipes pédagogiques communes. Le mode multi-centres vous évite de dupliquer les formateurs, les modèles et les clients dans plusieurs outils séparés.

Organismes en croissance Vous ouvrez un deuxième site, une nouvelle activité, un pôle spécialisé. Fresh Management s’adapte sans changement de logiciel ni migration de données.

Coopératives, CAE et structures de portage Vous hébergez des formateurs entrepreneurs sous votre NDA. Chaque formateur peut avoir son espace propre, avec ses propres sessions et sa propre facturation, dans le respect de votre BPF global.

Responsables administratifs multi-entités Vous portez seul la gestion de plusieurs centres. Une seule interface suffit : vous basculez d’un centre à l’autre en deux clics, sans vous reconnecter.

Ce que ça change au quotidien : un exemple concret

Prenons le cas d’un organisme de formation qui gère deux centres : un à Lyon, un à Bordeaux. Chacun a son responsable pédagogique, ses formateurs, ses apprenants.

Avant Fresh Management, le siège recevait deux fichiers Excel distincts chaque semaine, recopiait les données pour produire le BPF global, et relançait manuellement les formateurs des deux villes pour les feuilles de présence.

Avec Fresh Management, le responsable de Lyon voit uniquement ses sessions. Celui de Bordeaux, les siennes. La direction accède à la vue globale consolidée en temps réel. Le BPF de chaque centre se génère automatiquement en fin d’année. Les formateurs signent les émargements depuis leur extranet, peu importe leur ville. Temps économisé estimé : 3 à 5 heures par semaine de gestion transversale.

Vous pilotez plusieurs centres et vous cherchez un logiciel qui suit votre rythme ?

Voyez Fresh Management en action sur votre propre configuration.

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FAQ

Un logiciel multi-centres de formation peut-il générer un BPF séparé pour chaque entité ?

Oui. Fresh Management produit un Bilan Pédagogique et Financier distinct pour chaque sous-centre. Si vos entités partagent un seul NDA, vous disposez également d’une vue consolidée automatique, prête pour votre déclaration annuelle obligatoire auprès du ministère du Travail. Vous pouvez consulter notre page dédiée sur la gestion automatisée du BPF.

Peut-on gérer des centres avec des SIRET différents dans le même logiciel ?

Oui, à condition que vos entités partagent des synergies : mêmes formateurs, même catalogue ou mêmes clients. Dans ce cas, chaque sous-centre dispose de sa propre comptabilité, de ses propres factures et de son propre suivi Qualiopi, tout en restant piloté depuis une interface unique.

Comment fonctionnent les droits d’accès dans un logiciel multi-centres ?

Chaque utilisateur reçoit des droits propres à chaque centre. Un gestionnaire de Lyon ne voit pas les données de Bordeaux, sauf si l’administrateur principal le décide. La direction, elle, accède à la vue globale consolidée à tout moment. Cette gestion fine des droits est conforme aux exigences du RGPD.

Est-il possible de partager des formateurs entre plusieurs centres de formation ?

Oui. Les formateurs peuvent être partagés entre plusieurs sous-centres ou rester propres à chaque entité. Vous configurez le niveau de partage selon votre organisation réelle, sans contrainte technique.

Un logiciel multi-centres est-il adapté aux coopératives et structures de portage salarial ?

Oui. Les CAE (Coopératives d’Activités et d’Emploi), structures de portage et SCOP utilisent le mode multi-centres pour héberger chaque formateur entrepreneur dans son propre espace, avec ses propres sessions et sa propre facturation, sous un NDA commun.

Combien de centres peut-on gérer dans Fresh Management ?

Il n’y a pas de limite fixe au nombre de sous-centres. La plateforme s’adapte à votre croissance : vous ajoutez un centre au moment où vous en avez besoin, sans migration de données ni changement de logiciel.

La certification Qualiopi s’applique-t-elle à chaque centre séparément dans le logiciel ?

Oui. Chaque sous-centre peut avoir son propre suivi qualité Qualiopi : indicateurs, preuves, documents justificatifs. Si vos centres partagent un seul NDA et une seule certification, la vue globale vous permet de consolider les preuves pour un audit unique. Fresh Management accompagne les organismes dans leur démarche de conformité Qualiopi.