Passeport de prévention : ce que l’ouverture de l’espace employeurs change concrètement

À retenir : depuis le 16 mars 2026, tout employeur est tenu de déclarer dans le passeport de prévention les formations en santé et sécurité au travail qu’il organise en interne. Une nouvelle étape dans un dispositif qui monte progressivement en charge depuis 2021.

Qu’est-ce que le passeport de prévention ?

Le passeport de prévention est un outil numérique individuel, gratuit et sécurisé, qui centralise l’historique des formations en santé et sécurité au travail (SST) d’un travailleur. Créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, il est géré par la Caisse des Dépôts pour le compte du ministère du Travail et accessible depuis la plateforme Mon Compte Formation.

Son ambition est simple : mettre fin à l’éparpillement des attestations, certificats et habilitations dans des classeurs et des fichiers Excel internes, en les regroupant dans un espace unique, accessible à tout moment par le travailleur, son employeur et les organismes de formation qui le concernent.

Pour un employeur, l’intérêt est double : s’assurer que ses équipes sont à jour de leurs formations obligatoires, et anticiper les échéances de renouvellement avant qu’elles ne deviennent un problème lors d’un contrôle ou d’un accident. Pour un salarié, c’est la possibilité de valoriser ses compétences en prévention auprès d’un recruteur ou d’un nouvel employeur, sans avoir à retrouver des justificatifs vieux de plusieurs années.

Un déploiement par étapes, dont la plus récente vient de s’ouvrir

Le dispositif ne s’est pas mis en place du jour au lendemain. Sa construction suit une feuille de route progressive, acteur par acteur :

Avril–septembre 2025 — Les organismes de formation ont été les premiers à intégrer le dispositif. Depuis le 1er septembre 2025, ils ont l’obligation de déclarer dans le passeport de prévention toutes les formations SST qu’ils dispensent, qu’il s’agisse de formations pour le compte d’un employeur ou à l’initiative d’un stagiaire.

16 mars 2026 — C’est l’étape qui vient de s’ouvrir. Les employeurs accèdent désormais à leur propre espace déclaratif. Ils doivent y enregistrer les formations SST organisées en interne pour leurs salariés, et peuvent y vérifier les déclarations effectuées par les organismes de formation prestataires.

9 juillet 2026 — Une fonctionnalité d’import de masse par fichier sera déployée, pour permettre aux structures gérant de grands volumes de données de ne pas saisir chaque formation manuellement.

4e trimestre 2026 — Les travailleurs et demandeurs d’emploi accèderont à leur tour à leur espace personnel pour consulter leur historique et y ajouter les formations suivies à leur propre initiative.

Ce que les employeurs doivent faire depuis le 16 mars 2026

L’obligation déclarative

À compter du 16 mars 2026, tout employeur (public ou privé) a l’obligation d’enregistrer dans le passeport de prévention les formations SST internes qu’il dispense à ses salariés. Seules les formations répondant aux trois critères suivants sont concernées :

— la formation doit viser la prévention des risques professionnels ou répondre à l’obligation légale de formation des salariés en matière de santé et sécurité ;

— elle doit donner lieu à la remise d’une attestation ou d’un justificatif de réussite au salarié ;

— les compétences acquises doivent être transférables à un autre poste exposant à des risques similaires.

Un périmètre qui s’élargit progressivement

Pour faciliter la prise en main de l’outil, les formations à déclarer ne concernent pas d’emblée toutes les catégories. Entre le 16 mars et le 30 septembre 2026, seules les formations obligatoires encadrées par la réglementation (habilitations électriques, travail en hauteur, CACES, etc.) et celles requises pour des postes nécessitant une autorisation ou une habilitation patronale sont à déclarer. À partir du 1er octobre 2026, le périmètre s’étend à l’ensemble des formations SST éligibles, quelle que soit leur catégorie.

Les délais à respecter

L’employeur dispose d’un délai de six mois à compter de la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est achevée pour effectuer sa déclaration, ce qui représente au maximum neuf mois après la fin effective de la formation. Pour les formations donnant lieu à un justificatif de réussite, le délai court à partir du trimestre au cours duquel ce justificatif prend effet.

Durant la période transitoire, jusqu’au 9 juillet 2026, ce délai est allongé de trois mois supplémentaires pour laisser le temps aux employeurs de s’approprier l’outil.

Ce que cela implique pour les organismes de formation

Le 16 mars 2026 ne crée pas de nouvelles obligations directes pour les organismes de formation, leur obligation de déclaration existe depuis septembre 2025. Mais il introduit un changement de nature dans leur relation avec les employeurs clients.

Un droit de vérification accordé aux employeurs. Désormais, tout employeur peut consulter les déclarations effectuées par un organisme de formation pour son compte et en demander la rectification s’il constate une erreur ou une omission. Ce contrôle peut s’exercer dans un délai de six mois après la fin du trimestre concerné. Si l’employeur ne se manifeste pas dans ce délai, la déclaration de l’organisme est considérée comme validée.

La charge se transfère en cas de défaillance. Si un organisme de formation n’a pas déclaré une formation dans les trois mois suivant sa délivrance, c’est l’employeur qui devient responsable de la déclaration. Cela signifie qu’un organisme peu rigoureux dans ses déclarations génère une charge administrative supplémentaire pour ses clients, un sujet de friction potentiel dans la relation commerciale.

L’import de masse, une opportunité à préparer maintenant. La fonctionnalité permettant de déposer des fichiers de données en masse sera disponible le 9 juillet 2026. Les organismes qui anticipent ce déploiement, en préparant leurs fichiers conformément aux spécifications techniques publiées par la Caisse des Dépôts, gagneront un temps considérable lors de la bascule. Ceux qui attendent la date butoir risquent d’être rapidement dépassés par le volume à traiter.

Le tableau de bord complet du déploiement

Questions fréquentes

Les formations organisées avant le 16 mars 2026 sont-elles à déclarer ? Non. L’obligation ne porte que sur les formations internes terminées à compter du 16 mars 2026. Les formations antérieures pourront, à terme, être intégrées volontairement au passeport pour constituer un historique complet, mais aucune obligation ne s’y applique.

Comment accéder à l’espace déclaratif employeur ? Via la plateforme Mon Compte Formation ou le portail NET-ENTREPRISES (GIP-MDS), en s’authentifiant avec le numéro SIRET de l’entreprise et les identifiants du gestionnaire désigné.

Un formateur indépendant qui intervient pour le compte d’un employeur doit-il déclarer ? Non. La déclaration incombe à l’organisme de formation ou à l’employeur selon le cas. Un formateur indépendant agissant comme sous-traitant ou prestataire direct d’une entreprise n’a pas d’obligation déclarative propre dans ce dispositif — c’est l’organisme qui le mandate, ou l’employeur s’il contracte directement avec lui, qui assume cette responsabilité.

Que se passe-t-il en cas de non-déclaration dans les délais ? La réglementation prévoit des délais stricts. En cas de défaillance de l’organisme de formation, l’employeur dispose d’un délai supplémentaire pour effectuer lui-même la déclaration. En cas de défaillance de l’employeur, la non-déclaration peut être relevée lors d’un contrôle de l’inspection du travail dans le cadre du respect des obligations de formation à la sécurité.

Sources : passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr Caisse des Dépôts Décret n° 2025-748 du 1er août 2025 · Loi du 2 août 2021