Ces 8 critères Qualiopi qui prennent trop de temps… et que vous pouvez générer instantanément avec Fresh Management

La certification Qualiopi est aujourd’hui indispensable pour les organismes de formation. Elle garantit la qualité des formations et ouvre l’accès aux financements publics ou CPF.

Mais soyons honnêtes : certains critères Qualiopi sont extrêmement chronophages. Collecte d’évaluations, suivi des compétences, traçabilité des actions pédagogiques… Chaque détail doit être documenté et facilement accessible pour les audits. Pour de nombreuses équipes administratives, cela se traduit par des heures de saisie et de consolidation, avec un risque d’erreur à chaque étape.

C’est là que Fresh Management entre en jeu. Grâce à notre solution, vous pouvez générer instantanément les preuves et rapports nécessaires pour ces 8 critères Qualiopi, simplifiant votre quotidien et assurant la conformité de votre organisme.

Pourquoi ces 8 critères sont si lourds à gérer

Même un organisme bien organisé peut se retrouver submergé par certaines obligations. Voici les 8 critères Qualiopi qui prennent le plus de temps :

Compétences et suivi des formateurs

• Collecte des diplômes et certificats
• Suivi des formations continues
• Gestion des disponibilités pour chaque session

Exemple concret : savoir en quelques clics quels formateurs sont qualifiés pour un module donné devient une opération complexe si tout est dispersé dans différents fichiers Excel ou emails.

Évaluations des apprenants

• Récupération des questionnaires ou tests
• Synthèse des résultats
• Préparation des rapports pour l’audit

Sans outil dédié, compiler les évaluations pour 50 apprenants sur plusieurs sessions peut prendre plusieurs heures.

Traçabilité des actions pédagogiques

• Présences, supports distribués, activités réalisées
• Justification de la conformité avec le programme pédagogique

Chaque absence ou modification doit être documentée pour l’audit.

Analyse des besoins des bénéficiaires

• Recueil des attentes et besoins initiaux
• Adaptation des contenus
• Documentation des actions correctives

Les questionnaires papier ou emails dispersés rendent cette tâche très lourde.

Gestion des partenariats et prestataires

• Contrats et conventions à jour
• Suivi des missions et livrables

Une convention manquante ou expirée peut compromettre l’audit.

Mise à jour des procédures internes

• Check-lists qualité
• Guides et documents pédagogiques

Chaque modification doit être archivée et facilement accessible.

Suivi de la satisfaction client

• Consolidation des retours
• Analyse statistique pour améliorer les formations

La multiplication des fichiers et formats rend le reporting fastidieux.

Reporting réglementaire et administratif

• Export des données pour audits ou contrôles
• Preuves de conformité à jour et traçables

Préparer un audit sans outil intégré peut demander plusieurs jours de travail.

Comment Fresh Management vous permet de générer instantanément ces critères

Avec Fresh Management, toutes ces tâches peuvent être centralisées, suivies et générées instantanément. Voici comment :

Centralisation complète des informations

Toutes les données sur vos formateurs, sessions, évaluations et bénéficiaires sont réunies dans un tableau de bord unique. Fini la dispersion dans plusieurs fichiers Excel ou emails.

Génération instantanée des preuves

• Les évaluations apprenants sont transformées en rapports synthétiques prêts pour l’audit.
• Les documents justificatifs pour les actions pédagogiques sont préparés automatiquement, téléchargeables en un clic.
• Les certificats et preuves de compétences des formateurs sont listés et exportables immédiatement.

Alertes et rappels intelligents

Fresh Management envoie des notifications pour :

• Les certifications à renouveler
• Les évaluations à collecter
• Les documents à mettre à jour

Vos équipes sont guidées pas à pas, sans risque d’oublis.

Tableaux de bord et reporting instantané

Vous obtenez en quelques secondes :

• Statistiques sur les compétences des formateurs
• Synthèse des évaluations et satisfaction apprenants
• Traçabilité complète des actions pédagogiques

Sécurité et conformité

Les preuves générées sont archivées et horodatées, garantissant la conformité aux exigences Qualiopi et la sérénité de vos équipes administratives.

Les bénéfices concrets pour votre organisme

• Gagner du temps : réduction drastique des tâches répétitives.
• Limiter les erreurs : tout est généré et centralisé, avec des formats conformes.
• Audit simplifié : rapports et justificatifs prêts en un clic.
• Sérénité pour vos équipes : moins de stress, plus de contrôle.
• Pilotage stratégique : données et tableaux de bord pour décider et améliorer vos formations.

Conclusion

La certification Qualiopi ne doit pas être un casse-tête administratif. Avec Fresh Management, les critères les plus lourds peuvent être générés instantanément, libérant vos équipes pour ce qui compte vraiment : la qualité des formations et la réussite des apprenants.

Ne laissez plus les tâches répétitives ralentir votre organisme de formation : générez instantanément vos preuves Qualiopi avec Fresh Management.