BPF 2026 : vous avez jusqu’au 31 mai pour ne pas perdre votre NDA

La campagne de transmission du bilan pédagogique et financier est ouverte depuis le 1er avril 2026. Elle se ferme le 31 mai 2026. Pour tout organisme de formation qui oublie, le prix à payer est lourd : la déclaration d’activité devient caduque. Pas de pénalité, pas d’amende, pas de mise en demeure. Juste une suppression silencieuse de votre NDA, et l’impossibilité d’organiser des actions de formation jusqu’à ce que vous redéposiez une nouvelle demande d’immatriculation.

Chaque année, des organismes découvrent cette situation trop tard. Voici ce qu’il faut faire avant le 31 mai.

Ce qu’est le BPF et pourquoi il est obligatoire

Le bilan pédagogique et financier est la déclaration annuelle que tout organisme de formation doit transmettre à la DREETS de son ressort. Il retrace l’activité de formation professionnelle continue réalisée au cours du dernier exercice comptable clos : nombre de stagiaires formés, volume d’heures dispensées, répartition des financements, chiffre d’affaires formation.

L’obligation s’applique à tous les organismes déclarés, y compris ceux qui n’ont réalisé aucune action de formation dans l’année. Dans ce cas, un BPF doit quand même être déposé.

Ce document sert à plusieurs choses en même temps. Pour les DREETS, c’est l’outil de cartographie du marché de la formation et un levier de contrôle : les données déclarées peuvent être croisées avec d’autres sources en cas d’audit. Pour les organismes certifiés Qualiopi, le BPF est une pièce exigée lors des audits de surveillance et de renouvellement. Pour France Compétences, les données agrégées alimentent les statistiques nationales.

Ce qui change côté plateforme en 2026

La transmission se fait exclusivement via la plateforme Mon Activité Formation (MAF), accessible avec un compte EFP Connect. Pas de formulaire papier envoyé par courrier, sauf incapacité technique avérée d’accès au portail.

Une évolution concerne les CFA cette année : la plateforme Karoussel, jusqu’ici utilisée pour déclarer les coûts de formation auprès de France Compétences, est remplacée par une nouvelle interface baptisée “Mon Activité Apprentissage” (MAP). Les anciens identifiants ne fonctionneront plus. La bascule se fait à partir du 4 mai 2026. Les CFA concernés doivent anticiper la création de leurs nouveaux accès avant cette date pour ne pas se retrouver bloqués.

Les 5 erreurs qui font rater le BPF

Oublier de vérifier ses accès. La plateforme MAF exige un Responsable des accès actif et un Déclarant identifié pour votre structure. Si ces rôles ne sont plus à jour (départ d’un collaborateur, changement d’adresse mail), vous ne pourrez pas déposer. Vérifiez dès maintenant sur EFP Connect que vos habilitations sont à jour.

Attendre la dernière semaine. La plateforme est saturée fin mai. Les demandes d’assistance mettent plusieurs jours à être traitées. Si vous rencontrez un problème technique le 29 mai, vous n’aurez pas le temps de le résoudre avant la clôture.

Oublier les formations sous-traitées. Si vous avez réalisé des actions en tant que sous-traitant pour le compte d’un autre organisme, vous ne renseignez que le cadre G du formulaire pour les données pédagogiques globales. Le cadre F est rempli par le donneur d’ordre. Cette distinction est source d’erreurs fréquentes.

Déclarer un BPF vide sans vérifier. Un BPF “néant” est valable si vous n’avez vraiment eu aucune activité. Mais si vous avez dispensé des formations financées par un OPCO, des sessions en entreprise ou des actions CPF, même ponctuelles, elles doivent figurer dans le bilan. Un BPF sous-déclaré peut déclencher une demande de justificatifs de la DREETS.

Confondre exercice comptable et année civile. Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos au 30 avril 2026. Si votre exercice comptable ne se termine pas au 31 décembre mais en mars par exemple, c’est l’exercice clos en mars 2026 qui est concerné. Les organismes dont le premier exercice n’est pas encore clos à cette date ne sont pas tenus de déposer.

Ce que le BPF révèle lors d’un contrôle DREETS

Le BPF n’est pas qu’une formalité. C’est la photographie officielle de votre activité. Lors d’un contrôle, les agents des DREETS croisent systématiquement les données déclarées dans le BPF avec les conventions de formation, les feuilles d’émargement, les factures et les données EDOF.

Une incohérence entre ce que vous avez déclaré dans le BPF et ce que révèle la comptabilité ou les pièces de réalisation est un signal d’alerte immédiat. La circulaire DGEFP du 17 février 2026 fixe comme priorité de contrôle pour 2026 et 2027 les formations CPF et les formations en apprentissage : ce sont précisément les données que les DREETS vont croiser avec les BPF collectés cette année.

Autrement dit, déposer un BPF juste et cohérent avec votre activité réelle est votre première ligne de défense en cas de contrôle.

BPF et Qualiopi : un double enjeu

Si vous êtes certifié Qualiopi ou en cours de certification, le BPF prend une dimension supplémentaire. Les organismes certificateurs vous demanderont le dernier BPF déposé lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement. L’auditeur s’en sert pour vérifier que l’activité déclarée est cohérente avec ce que vous lui présentez comme preuves.

Un écart important entre le volume d’activité déclaré au BPF et les preuves de réalisation produites en audit est une source de non-conformité. La règle est simple : ce que vous avez fait doit être dans le BPF, et ce qui est dans le BPF doit pouvoir être justifié par des pièces.

Notre article sur l’audit de surveillance Qualiopi détaille précisément quelles pièces préparer pour que votre BPF soit un atout plutôt qu’une source de questions.

Comment préparer votre BPF efficacement

La déclaration elle-même ne prend pas longtemps si les données sont prêtes. Ce qui prend du temps, c’est de les rassembler. Voici les informations à préparer avant de vous connecter à MAF.

Sur le plan pédagogique, vous aurez besoin du nombre total de stagiaires formés, ventilé par type d’action (formations continues, bilans de compétences, VAE, apprentissage), de la durée totale en heures, et de la répartition par secteur d’activité (codes NSF).

Sur le plan financier, vous aurez besoin des produits de la formation (chiffre d’affaires formation par source de financement : entreprises, OPCO, CPF, État, Régions, particuliers), des charges correspondantes et du résultat de l’activité formation.

Si votre logiciel de gestion centralise vos sessions, vos conventions et votre facturation, ces données sont normalement disponibles en quelques clics. Fresh Management génère automatiquement les données nécessaires au remplissage du BPF depuis le tableau de bord : consultez notre page BPF automatique pour voir comment.

Ce qu’il faut retenir

La deadline du 31 mai 2026 n’est pas négociable. Pas de prorogation prévue, pas de tolérance annoncée par les DREETS. Si votre BPF n’est pas transmis avant cette date, votre déclaration d’activité devient caduque de plein droit, sans notification préalable.

52 jours restants. Vérifiez vos accès EFP Connect cette semaine, préparez vos données comptables et pédagogiques, et déposez avant le 20 mai pour ne pas vous retrouver en file d’attente avec toute la profession.

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