NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) : une obligation ?

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un identifiant obligatoire attribué par l’administration française à tout organisme de formation souhaitant exercer légalement sur le territoire. Ce numéro constitue une reconnaissance officielle de l’activité de formation professionnelle et garantit que l’organisme respecte les obligations légales et réglementaires.

Qu’est-ce que le NDA ?

Le NDA est un numéro unique délivré par la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) après une déclaration initiale d’activité de l’organisme de formation. Cette déclaration est obligatoire dès lors qu’une structure propose des actions de formation professionnelle, de bilans de compétences, de validation des acquis de l’expérience (VAE) ou d’apprentissage.

Le NDA permet :

• De prouver que l’organisme est enregistré auprès de l’État comme prestataire de formation.
• De bénéficier d’un financement public ou mutualisé (par exemple via les OPCO ou Pôle Emploi).
• De garantir une certaine conformité aux exigences légales en matière de formation professionnelle.

Attention : Le NDA ne constitue pas un agrément ou une certification qualité. Il atteste uniquement que l’organisme a respecté les démarches administratives pour exercer.

Qui est concerné par le NDA ?

Tous les prestataires d’actions de formation professionnelle, qu’il s’agisse :

• D’organismes de formation (centres de formation, consultants indépendants, écoles).
• D’entreprises qui dispensent des formations internes ou à des tiers.
• D’associations proposant des formations professionnelles.
• De formateurs indépendants, qu’ils travaillent seuls ou en sous-traitance pour d’autres structures.

Comment Obtenir un NDA ?

1. Effectuer une Déclaration Initiale d’Activité

Toute structure souhaitant exercer dans le domaine de la formation doit, dans les 3 mois suivant la signature de sa première convention ou contrat de formation, effectuer une déclaration auprès de la DREETS compétente dans sa région.

La déclaration se fait via un formulaire CERFA (n° 10782*05) accompagné des pièces justificatives suivantes :

• Une copie de la convention ou du contrat de formation signé.
• Un programme détaillé de la formation.
• Un extrait de l’immatriculation de la structure (par exemple, un extrait Kbis ou le numéro SIRET).
• Une copie des statuts de l’organisme (dans le cas d’une association ou d’une société).

2. Réception du Numéro de Déclaration d’Activité

Après vérification du dossier par la DREETS, le NDA est attribué sous quelques semaines. Il doit figurer sur tous les documents officiels de l’organisme, tels que :

• Les conventions et contrats de formation.
• Les factures émises.
• Les bilans pédagogiques et financiers (BPF).

3. Maintenir son NDA Actif

L’obtention du NDA ne suffit pas : il faut le maintenir actif en respectant certaines obligations, comme :

• Déclarer annuellement un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant le 30 avril de chaque année.
• Respecter les exigences de qualité imposées par le décret du 30 juin 2015, notamment l’obtention de la certification Qualiopi depuis janvier 2022 pour accéder aux financements publics.

Le délai de 3 mois : une contrainte ferme

Le délai de 3 mois court à compter de la date de signature de votre première convention ou contrat de formation, pas de la date de création de votre structure. Vous pouvez donc exister juridiquement depuis 6 mois sans NDA tant que vous n’avez pas signé de convention. Dès la première convention signée, le compteur démarre.

Un dépassement de ce délai expose à un refus de NDA et à des sanctions administratives. La DREETS peut également considérer que l’organisme a exercé illégalement pendant la période non déclarée.

Motifs de refus du NDA

La DREETS peut refuser d’enregistrer la déclaration dans trois cas prévus par l’article L6351-2 du Code du travail :

Le premier cas est celui où les prestations proposées ne correspondent pas aux catégories d’actions concourant au développement des compétences définies à l’article L6313-1 du Code du travail. Toutes les formations ne sont pas éligibles au statut d’action de formation professionnelle.

Le deuxième cas est celui où les obligations de bonne réalisation des actions de formation ne peuvent manifestement pas être respectées.

Le troisième cas est celui où le dirigeant ou le responsable pédagogique a fait l’objet d’une condamnation incompatible avec l’exercice de l’activité de formation.

Tout refus doit être motivé et notifié par écrit. Il peut faire l’objet d’un recours administratif auprès de la DREETS, puis d’un recours contentieux devant le tribunal administratif.

Les Avantages du NDA pour les Organismes de Formation

1. Accès aux Financements Publics et Mutualisés
   Le NDA est indispensable pour que les prestations de formation soient éligibles aux financements d’organismes tels que les OPCO, Pôle Emploi, ou encore les CPF (Compte Personnel de Formation).
2. Légitimité et Crédibilité
   Disposer d’un NDA est un gage de sérieux et de conformité administrative, ce qui renforce la confiance des clients, partenaires et financeurs.
3. Accès au Réseau des Acteurs de la Formation Professionnelle
   Le NDA permet d’intégrer pleinement le réseau des organismes de formation et de bénéficier d’opportunités telles que les appels d’offres publics ou privés.

Les Obligations Liées au NDA

Pour conserver son NDA, un organisme de formation doit respecter des obligations légales :

1. Déclaration Annuelle du BPF

Le Bilan Pédagogique et Financier est une déclaration obligatoire permettant de justifier l’activité de l’organisme de formation sur l’année écoulée. En cas de non-respect, le NDA peut être suspendu ou retiré.

2. Respect des Critères Qualité (Qualiopi)

Depuis 2022, l’obtention de la certification Qualiopi est indispensable pour bénéficier des financements publics ou mutualisés. Cette certification repose sur plusieurs indicateurs de qualité définis par le Référentiel National Qualité (RNQ).

3. Tenue de Documents Officiels

L’organisme doit tenir à jour des documents tels que :

• Les programmes et objectifs pédagogiques des formations.
• Les contrats ou conventions signés avec les clients.
• Les feuilles d’émargement ou preuves de participation des stagiaires.

4. Respect des Obligations RGPD

En tant que gestionnaire de données personnelles (stagiaires, formateurs, financeurs), l’organisme doit se conformer aux réglementations du RGPD.

Les Sanctions en Cas de Non-Respect

Le NDA peut être retiré dans plusieurs cas :

• Si l’organisme ne respecte pas l’obligation de dépôt du BPF.
• En cas de fraude ou de fausses déclarations.
• Si l’activité de formation n’est pas conforme aux objectifs ou aux critères légaux.

Sans NDA valide, l’organisme ne peut plus exercer légalement son activité ni accéder aux financements publics.

NDA et Qualiopi : deux démarches distinctes à ne pas confondre

Le NDA et la certification Qualiopi sont deux obligations indépendantes qui poursuivent des objectifs différents.

Le NDA atteste que vous existez administrativement en tant qu’organisme de formation. Il est délivré par la DREETS sur simple déclaration, sans vérification de la qualité de vos formations. C’est une formalité administrative.

Qualiopi atteste que vos pratiques pédagogiques et organisationnelles répondent aux exigences du Référentiel National Qualité. Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité COFRAC après un audit. C’est une démarche qualité.

Vous pouvez avoir un NDA sans Qualiopi et former des clients qui financent directement. Vous ne pouvez pas accéder aux financements CPF, OPCO ou France Travail sans Qualiopi. Les deux sont nécessaires pour développer une activité complète.

Pour préparer votre certification Qualiopi, consultez notre guide complet sur la certification Qualiopi.

BPF annuel : ne ratez pas la date du 31 mai

Le Bilan Pédagogique et Financier est l’obligation la plus souvent négligée par les nouveaux organismes. Les conséquences d’un non-dépôt sont pourtant sévères : radiation du NDA et impossibilité d’exercer légalement.

Le BPF doit être transmis à la DREETS chaque année avant le 31 mai pour l’année précédente, via le portail Mon Activité Formation. Il récapitule votre activité : nombre de stagiaires formés, heures de formation dispensées, chiffre d’affaires par type de financement.

Un logiciel de gestion comme Fresh Management produit le BPF automatiquement à partir de vos données d’activité réelles. Vous n’avez pas à reconstituer vos chiffres en fin d’année. Consultez notre page dédiée à la génération automatique du BPF pour voir comment ça fonctionne.