Audit Qualiopi : le guide expert pour obtenir votre certification en 2026

Votre dossier Qualiopi est prêt, la date d’audit approche, et une question revient : qu’est-ce que l’auditeur va vraiment regarder ? L’audit Qualiopi ne se gagne pas avec des procédures bien rédigées. Il se gagne quand chaque procédure se retrouve dans des dossiers de formation réels, datés et cohérents entre eux.

L’année 2026 a changé plusieurs règles. Depuis le 1er novembre, le référentiel compte 33 indicateurs, le dirigeant doit être présent à l’audit, la surveillance passe sur site dans six cas et le barème de durée a été réécrit. Ce guide de l’audit Qualiopi reprend l’arrêté relatif aux modalités d’audit et le guide de lecture Qualiopi dans leur version en vigueur.

Avant d’entrer dans le détail, prenez trois minutes pour vous situer. Le test ci-dessous reprend les règles que les certificateurs appliquent. La suite de l’article donne le détail, point par point.

Audit initial, surveillance, renouvellement : le cycle de l’audit Qualiopi

La certification repose sur trois audits, aux règles différentes.

	Audit initial	Audit de surveillance	Audit de renouvellement
Quand	Avant la première certification	Entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention	Avant la date d’échéance du certificat
Où	Dans vos locaux (lieu convenu si vous n’avez pas de locaux dédiés, sauf CFA)	À distance, sauf dans six cas	Sur place
Durée de base	1 jour, 1,5 jour à partir de 750 000 € de chiffre d’affaires	0,5 jour sous 150 000 €, 1 jour au-delà	Comme l’audit initial
Périmètre	Tous les indicateurs applicables	Un socle d’indicateurs fixé par l’arrêté	Comme l’audit initial, plus le suivi des écarts de la surveillance

La durée de base augmente ensuite avec les catégories d’actions certifiées et les sites échantillonnés : notre article sur le barème de durée de l’audit Qualiopi détaille le calcul. Le renouvellement mérite une attention particulière : il doit avoir lieu assez tôt pour lever d’éventuelles non-conformités majeures avant l’échéance. Si la décision de renouvellement tombe après la date d’échéance, l’organisme n’est plus certifié entre les deux dates.

La surveillance a ses propres règles (indicateurs revus, cas de passage sur site, majorations) : elles sont détaillées dans notre guide de l’audit de surveillance Qualiopi.

Ce qui change pour l’audit Qualiopi en 2026

Le dirigeant doit être présent

Le guide de lecture Qualiopi exige, pour tous les audits, la présence du dirigeant de l’organisme ou d’un salarié qu’il a mandaté et qui occupe un emploi permanent. Avant le démarrage de l’audit, cette personne justifie de son identité et de sa qualité auprès de l’auditeur. L’arrêté du 28 octobre 2026 réserve la participation à l’audit au dirigeant et aux salariés mandatés. Si un consultant vous a aidé à préparer le dossier, prévoyez que vous ou un salarié mandaté maîtrisiez chaque preuve.

L’auditeur vérifie aussi la déontologie

Son appréciation reste proportionnée aux caractéristiques de vos formations : courtes ou longues, sur catalogue ou individualisées, certifiantes ou non. Le guide ajoute qu’elle porte aussi sur le respect des règles déontologiques et éthiques du domaine de la formation.

Un référentiel à 33 indicateurs

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 a ajouté un indicateur 33, propre aux CFA, et le guide de lecture a été mis à jour en novembre 2026. Tout audit réalisé depuis le 1er novembre s’appuie sur ce référentiel. Jusqu’au 31 décembre 2026, une mesure transitoire permet aux organismes déjà certifiés, ou qui avaient programmé leur audit initial avant le 1er novembre, d’être audités selon les modalités d’audit applicables au 31 octobre. Faites confirmer par écrit à votre certificateur ce qu’il retient.

Neuf indicateurs pour les nouveaux entrants

Un organisme dans sa première année d’activité, ou qui débute une nouvelle catégorie d’actions, est audité comme nouvel entrant. Pour les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 24, 25 et 26, le certificateur vérifie à l’initial que le processus est formalisé ; leur mise en œuvre est contrôlée à la surveillance. Les indicateurs 22 et 32 ne figurent plus dans cette liste. En contrepartie, la surveillance d’un nouvel entrant revoit tous les indicateurs applicables, sur site, avec une durée majorée.

Avant l’audit initial : ce que le certificateur vous demande

L’audit commence bien avant la visite. Pour préparer l’audit initial, le certificateur collecte auprès de vous :

• votre dénomination, votre numéro SIREN, votre statut juridique et les coordonnées du dirigeant ;
• le numéro de déclaration d’activité, ou la preuve du dépôt de la demande datant de moins de trois mois ;
• les catégories d’actions visées et une description de votre activité, en précisant si vous formez à distance, en situation de travail, en alternance, si vos formations sont certifiantes et si vous sous-traitez ou intervenez en sous-traitance ;
• la liste de vos sites avec leur numéro SIRET et un organigramme nominatif et fonctionnel ;
• vos autres certifications ou labels, et pour un CFA le compte rendu du dernier conseil de perfectionnement ;
• la période souhaitée pour l’audit et votre dernier bilan pédagogique et financier.

Vous signez aussi une déclaration sur l’honneur : pas d’autre contrat de certification en cours pour les mêmes catégories, ni de refus ou de retrait de moins de trois mois. Toute fausse déclaration peut entraîner le refus de la certification.

Le certificateur propose une date dans les 30 jours calendaires qui suivent la réception du contrat et de toutes les pièces. Il vous transmet un plan d’audit : périmètre, personnes à rencontrer, indicateurs concernés. Une condition est souvent oubliée : vous devez avoir réalisé au moins une action dans chaque catégorie demandée avant que l’audit puisse être déclenché. Le bilan pédagogique et financier sert aussi au calcul de la durée : notre guide pour remplir le bilan pédagogique et financier vous aide à le tenir juste.

Le jour de l’audit

La réunion d’ouverture

Le dirigeant ou le salarié mandaté justifie de son identité et de sa qualité. L’auditeur rappelle le périmètre et le déroulé. C’est aussi le moment où vous découvrez l’échantillon : l’arrêté interdit de le communiquer à l’organisme avant la réunion d’ouverture. Inutile donc de préparer « les bons dossiers » : tous doivent l’être.

L’investigation

L’audit repose sur des entretiens, une vérification documentaire et, sur site, des observations de l’auditeur. Sur chaque action échantillonnée, il remonte la chaîne : la convention et le programme, l’analyse du besoin, la convocation, les émargements, les évaluations, l’attestation, la facture. Dans un centre de formation SST, une session de deux jours se lit ainsi d’un bout à l’autre, et un écart entre la durée de la convention et celle des feuilles de présence se voit immédiatement. Sur site, l’auditeur peut aussi assister à une session qu’il a choisie.

L’arrêté le précise : l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité. Une preuve qui existe mais que personne ne retrouve compte comme une preuve absente. Notre liste des pièces justificatives à préparer sert de point de départ.

La réunion de clôture

L’auditeur présente ses constats. C’est le moment de demander des précisions sur chaque écart, sans le contester sur le fond. Les conclusions, datées et signées par l’auditeur, vous sont ensuite notifiées selon la procédure du certificateur. Si vous demandez plusieurs catégories d’actions, chaque non-conformité indique la ou les catégories concernées, et la certification peut être délivrée sur les seules catégories conformes.

Sous-traitance : ce que l’auditeur vérifie

Le guide de lecture pose, pour toute sous-traitance, la nécessité d’un contrat qui formalise les missions confiées : le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi, la durée, la période et le montant. En l’absence de contrat identifiant ces missions, le certificateur vérifie l’ensemble des indicateurs applicables sur l’action sous-traitée. Côté donneur d’ordre, l’indicateur 27 demande de s’assurer du respect du référentiel par le sous-traitant et d’en assurer la traçabilité dans les contrats.

Pour les formations financées par le CPF, l’article R. 6333-6-2 du code du travail ajoute ses propres règles : un contrat écrit reprenant ces mêmes éléments, l’interdiction de la sous-traitance en cascade, l’interdiction de confier une action à un sous-traitant déréférencé, une part sous-traitée plafonnée par arrêté, et la communication des contrats à la Caisse des dépôts.

Non-conformités : ce qui se passe après l’audit

Le guide de lecture distingue la non-conformité mineure, relevée en cas de respect partiel de l’attendu, et la non-conformité majeure. Seuls 16 indicateurs admettent la gradation : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 et 33. Pour les autres, un manquement même partiel est une non-conformité majeure.

L’arrêté fixe les délais. Pour une non-conformité mineure, le plan d’action est mis en œuvre sous six mois et vérifié à l’audit suivant ; non levée, elle devient majeure. À l’audit initial, cinq non-conformités mineures non levées au moment de la décision comptent comme une majeure. Pour une non-conformité majeure, les actions correctives doivent être effectives sous trois mois : à défaut, la certification est refusée à l’initial ou suspendue en cours de cycle, puis retirée sans retour en conformité dans les trois mois suivant la suspension. Le plan de remise à niveau est détaillé dans notre article sur l’audit Qualiopi raté.

Des preuves prêtes le jour de l’audit

L’auditeur ne découvre l’échantillon qu’à la réunion d’ouverture, vous non plus. Ce qui compte alors, c’est le temps qu’il vous faut pour sortir la convention, les émargements et les évaluations d’une session tirée au hasard.

Dans Fresh Management, ces documents naissent avec la session : la convention, la convocation, la feuille de présence et les questionnaires de satisfaction et de positionnement sont générés à sa création, les émargements électroniques datent les présences, et les preuves se rangent par indicateur du référentiel dans l’espace de stockage collaboratif. Le logiciel ne certifie pas : il vous évite de reconstituer un dossier la veille de l’audit.

L’audit Qualiopi récompense la cohérence entre ce que vous écrivez et ce que vous faites, session après session. Préparez le dirigeant ou le salarié mandaté, tenez vos dossiers comme si chacun allait être tiré au sort, et vérifiez vos délais dès réception du rapport.

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Questions fréquentes sur l’audit Qualiopi

Peut-on passer l’audit initial Qualiopi à distance ?

L’arrêté prévoit que l’audit initial se déroule dans les locaux de l’organisme. Si celui-ci n’a pas de locaux dédiés aux actions, les parties peuvent convenir du lieu. Cette dérogation ne vaut pas pour les CFA, même lorsqu’ils forment à distance : leurs locaux sont alors ceux où se fait l’assistance technique et pédagogique.

Quels documents fournir avant l’audit initial Qualiopi ?

Votre SIREN, votre statut juridique, les coordonnées du dirigeant, votre numéro de déclaration d’activité, les catégories d’actions visées et la description de votre activité, la liste des sites, un organigramme nominatif, vos autres certifications, la période souhaitée et votre dernier bilan pédagogique et financier. Les CFA ajoutent le compte rendu du dernier conseil de perfectionnement.

Qui doit être présent le jour de l’audit ?

Le dirigeant de l’organisme ou un salarié qu’il a mandaté et qui occupe un emploi permanent. Il justifie de son identité et de sa qualité avant le démarrage. L’arrêté du 28 octobre 2026 réserve la participation à l’audit à ces personnes.

Combien de temps ai-je pour corriger une non-conformité ?

Six mois pour mettre en œuvre le plan d’action d’une non-conformité mineure, vérifié à l’audit suivant. Trois mois pour que les actions correctives d’une non-conformité majeure soient effectives, avec une vérification par le certificateur dans le mois qui suit. Ces délais sont fixés par l’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019.

Que se passe-t-il si je rate mon audit de surveillance ?

Une non-conformité majeure non levée sous trois mois entraîne la suspension de la certification. Sans retour en conformité dans les trois mois suivant la notification de la suspension, la certification est retirée. Après un retrait, une nouvelle demande n’est possible qu’au bout de trois mois.

L’échantillon de l’auditeur est-il connu à l’avance ?

Non. L’arrêté précise que l’échantillonnage des actions auditées n’est pas communiqué à l’organisme avant la réunion d’ouverture. Il doit être représentatif de votre activité sur la période de référence.

Sources

Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité, articles 1 bis, 2, 3, 4 et 5, version consolidée en vigueur au 4 novembre 2026, sur Légifrance.

Arrêté du 28 octobre 2026 relatif aux modalités d’audit. Décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Code du travail, article R. 6333-6-2.

Guide de lecture du référentiel national qualité, version 10, DGEFP, novembre 2026 : préambule (présence du dirigeant, déontologie, conduite de l’audit, nouveaux entrants, sous-traitance, pondération des non-conformités).