Audit de surveillance Qualiopi : guide pour vous y préparer

Pour prouver son efficacité et la qualité de sa formation professionnelle, chaque centre de formation doit disposer d’une certification Qualiopi. Cependant, être certifié ne suffit pas. Il faut aussi s’engager à respecter les normes nationales en matière de qualité. C’est là que l’audit de surveillance entre en jeu.

Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Il s’agit d’un audit permettant de vérifier que l’organisme de formation respecte et applique toujours le référentiel qualité Qualiopi. Il est important d’y porter une attention particulière, car même si sa durée est plus courte par rapport à celle de l’audit initial, il peut également engendrer des non-conformités. 

Quels sont les thèmes clés à aborder ?

L’audit de surveillance Qualiopi porte généralement sur les thèmes suivants ;

• les éléments administratifs associés à l’activité du centre de formation ;
• la conformité par rapport au référentiel via l’analyse d’une ou de nombreuses actions conduites depuis l’audit initial ;
• la vérification des actions menées dans le cadre de la démarche d’optimisation de l’organisme de formation ;
• la mise en place de nouvelles organisations, de nouvelles formations, de nouvelles modalités, etc.

Quand l’audit de surveillance Qualiopi a-t-il lieu ?

L’audit de surveillance Qualiopi a lieu entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois qui suit la date à laquelle le centre de formation a obtenu la certification Qualiopi initiale.

Pour information, la certification obtenue par un organisme de formation à la suite de l’audit initial a une validité de trois ans. De ce fait, il n’y a donc pas un intérêt particulier pour ce qui est de prévoir l’audit de surveillance Qualiopi le plus tard possible. Cela n’aura aucun impact sur la durée de certification. Par contre, il est important de :

• le prévoir dans une période pendant laquelle il est plus calme au cein de l’OF ;
• programmer un temps de préparation.

Notez que si votre organisme a obtenu la certification avant la fin d’année 2020, sa validité est de quatre ans au lieu de trois. De ce fait, l’audit de surveillance peut avoir lieu entre le quatorzième et le vingt-huitième mois du cycle de certification.

Préparez-vous au mieux pour le passage de l’audit de surveillance

Si vous souhaitez passer votre audit avec succès, assurez-vous de bien conserver toutes les bonnes pratiques adaptées lors de l’audit initial. De ce fait, relisez bien le dernier rapport et les fiches d’écarts. Il est indispensable de suivre à la lettre les processus rattachés au référentiel qualité pour conserver votre certification. Voici quelques points à prendre en compte pour vous aider à vous préparer :

Renseignez-vous sur les points de contrôle d’un audit de surveillance Qualiopi

L’auditeur de l’organisme de certification va effectuer les points de contrôle suivants durant toute la durée de l’audit :

• la conformité : vérifier la conformité de tous les éléments administratifs du centre de formation ;

• la communication : l’ensemble de l’équipe doit être entièrement impliqué dans la démarche Qualiopi, que ce soit les nouveaux arrivants ou les personnes déjà en poste ;
• les nouveautés : il est important de signaler et d’analyser chaque changement effectué au sein de l’OF. Cela peut concerner le nouveau logiciel de gestion à adopter comme FRESH MANAGEMENT ou les nouveaux arrivants au sein de l’établissement ;
• le tableau de bord : ce document est sans doute le principal élément de pilotage de la démarche. Il est l’essence des certifications, car c’est lui de lui qu’émanent les décisions d’amélioration ;
• la veille : dans cette étape, les éléments de veilles sont capitalisés pour être à l’affût de tout ce qui se passe au niveau du marché de la formation professionnelle ;
• la formation proprement dite : l’auditeur va évaluer la qualité du programme et la montée en compétence des formateurs ;
• la marque Qualiopi : l’auditeur vérifie si elle est bien accompagnée de la mention adéquate qui correspond à la catégorie d’action avec lequel le processus a été certifié. Il contrôle aussi si la marque a la bonne charte graphique.

Assurez-vous de bien vérifier le tout avant la date d’évaluation. Cela vous permet d’être sûr de réussir avec succès votre audit de surveillance Qualiopi.