Les 10 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion pour organisme de formation

Gérer un organisme de formation ne se limite plus à suivre des inscriptions et planifier des sessions. Entre la conformité Qualiopi, la gestion administrative, le suivi pédagogique, la communication et la facturation, le risque d’erreurs augmente rapidement si tout n’est pas centralisé.

Un logiciel de gestion comme Fresh Management devient alors un allié incontournable pour fluidifier le quotidien et sécuriser vos processus.

Voici les 10 fonctionnalités essentielles qui font la différence.

1. Base de données centralisée et CRM intégré

Un logiciel de gestion performant regroupe toutes vos données : apprenants, formateurs, prospects et documents administratifs (attestations, cartes d’identité, diplômes…). Mais il va plus loin : grâce à un CRM intégré, vous suivez l’historique complet des interactions, segmentez vos prospects et optimisez vos relances commerciales.
Bénéfice : gagner du temps, éviter les doublons et mieux fidéliser vos clients grâce à une vision globale de chaque contact.

2. Suivi complet des inscriptions et des formations

Chaque inscription est automatiquement liée au parcours de formation correspondant. Vous savez exactement quels documents ont été fournis, quelles sessions sont à venir et quel formateur est affecté.
Bénéfice : un suivi précis qui réduit les oublis, améliore l’expérience des apprenants et facilite la gestion des groupes et des plannings. Fresh Management intègre tout cela.

3. Communication centralisée et traçable

Envoyer des e-mails, SMS depuis la plateforme devient possible, avec la possibilité de créer des modèles personnalisés et d’automatiser les envois. Tous les échanges sont tracés.
Bénéfice : vous gagnez du temps et gardez un historique complet de toutes les communications avec les stagiaires et formateurs, sans rien perdre.

4. Intégration aux dispositifs officiels (EDOF)

Le logiciel se connecte à EDOF pour récupérer automatiquement les inscriptions et demandes. Toutes les informations sont centralisées et mises à jour en temps réel.
Bénéfice : plus de risque de doublons ou d’erreurs, et une traçabilité complète pour vos audits et votre conformité réglementaire.

5. Gestion documentaire automatisée et personnalisable

Fresh Management permet de générer tous les documents nécessaires : diplômes, conventions, devis, factures, bilans pédagogiques ou évaluations des formateurs. Chaque document peut être personnalisé selon le type de formation et le profil de l’apprenant.
Bénéfice : un gain de temps considérable et une assurance que tous vos documents sont conformes et prêts à être produits pour Qualiopi ou pour vos clients.

6. Facturation et devis automatisés

Créez devis, factures et relances en quelques clics. L’outil gère également les acomptes, avoirs et erreurs éventuelles, avec un suivi précis des paiements et des relances automatiques dont vous pouvez personnaliser le workflow.
Bénéfice : sécurisation de vos encaissements, réduction des tâches administratives répétitives et relation client plus fluide.

7. Planification et organisation des tâches

Un tableau de bord centralisé permet de visualiser toutes les tâches à réaliser, avec notifications et rappels automatiques. Vous pouvez suivre les sessions, les documents à envoyer et les actions à réaliser pour chaque apprenant ou formateur.
Bénéfice : plus d’oubli, meilleure coordination de votre équipe et fluidité de l’organisation.

8. Suivi pédagogique

Au-delà de la gestion administrative, un logiciel performant suit le parcours pédagogique des apprenants : progression, évaluations, quiz, certifications.
Bénéfice : vous améliorez la qualité de votre accompagnement et pouvez démontrer l’efficacité de vos formations, un point clé pour Qualiopi et la satisfaction des clients.

9. Conformité Qualiopi simplifiée

Toutes les informations et documents nécessaires à l’audit Qualiopi sont centralisés : bilans, évaluations, suivi des formateurs, référentiel qualité, indicateurs obligatoires…
Bénéfice : préparation d’audit rapide et sans stress, avec une assurance que toutes vos obligations réglementaires sont respectées.

10. Statistiques et reporting avancés

Accédez à des rapports détaillés sur les performances de vos sessions, le suivi des apprenants, la rentabilité de vos formations et vos indicateurs clés en temps réel.
Bénéfice : pilotage stratégique de votre organisme, prise de décisions éclairées et possibilité d’ajuster vos formations ou votre organisation selon les données concrètes.

FAQ : Fresh Management, logiciel de gestion pour organismes de formation

Pourquoi utiliser Fresh Management pour mon organisme de formation ?
Fresh Management centralise toutes vos données : apprenants, formateurs, prospects, documents administratifs et financiers. Il automatise les tâches répétitives et vous aide à rester conforme à Qualiopi, tout en vous faisant gagner un temps précieux.

Quelles tâches Fresh Management automatise-t-il ?
Le logiciel prend en charge l’ensemble des tâches administratives : inscriptions, envoi de convocations, génération de diplômes et conventions, suivi des paiements, relances automatiques, notifications de tâches à effectuer… Vous vous concentrez sur la formation, Fresh Management s’occupe du reste.

Comment Fresh Management facilite-t-il la conformité Qualiopi ?
Tous les documents et indicateurs requis par Qualiopi sont centralisés : bilans pédagogiques et financiers, évaluations des formateurs, suivi des apprenants et indicateurs obligatoires. Vous pouvez préparer vos audits rapidement, avec la certitude que toutes vos obligations sont couvertes.

Puis-je communiquer directement avec mes apprenants et formateurs depuis Fresh Management ?
Oui. Vous pouvez envoyer e-mails, SMS directement depuis la plateforme. Chaque échange est tracé et archivé, pour un suivi complet et sécurisé de toutes vos communications.

Fresh Management permet-il de suivre les parcours des apprenants ?
Absolument. Chaque inscription est reliée à son parcours de formation et à tous les documents associés. Vous suivez la progression, les évaluations, les certifications et l’assiduité, ce qui améliore la qualité pédagogique et la satisfaction des apprenants.

Fresh Management convient-il aux petits et grands organismes ?
Il convient à tous. Que votre structure soit petite ou que vous gériez plusieurs formateurs et sessions simultanées, Fresh Management s’adapte. Les fonctionnalités sont modulables et le tableau de bord personnalisable selon vos besoins.