Actualités, Réglementation

EDOF : à partir du 28 avril 2026, vous devez déclarer les frais d’examen dans chaque dossier CPF

14 avril 2026 Aucun commentaire

Le portail EDOF de Mon Compte Formation vient de publier une évolution opérationnelle qui concerne tous les organismes de formation référencés sur la plateforme : à partir du 28 avril 2026, vous devrez préciser le montant des frais d’examen, qu’ils soient inclus dans votre prix CPF ou à la charge du stagiaire.

Vous avez moins de deux semaines pour comprendre ce que ça change dans votre gestion quotidienne des dossiers et adapter vos pratiques.

Ce que la Caisse des Dépôts demande concrètement

La règle de fond n’est pas nouvelle : les CGU de Mon Compte Formation imposaient déjà aux organismes d’informer leurs stagiaires sur les coûts des examens (articles 7.1 et 7.4). Ce qui change au 28 avril, c’est que cette information doit désormais être renseignée de façon structurée et obligatoire dans chaque dossier de formation, dès réception d’une demande d’inscription.

Concrètement, lorsque vous recevez une demande d’inscription via Mon Compte Formation, votre dossier à traiter affichera un nouveau champ vous demandant de préciser la situation des frais d’examen. Trois réponses sont possibles, selon votre relation avec le certificateur.

Première option : vous êtes habilité à faire passer la certification, vous prenez en charge les frais d’inscription du stagiaire et vous pouvez payer directement l’organisme certificateur. Dans ce cas, les frais d’examen sont inclus dans vos frais pédagogiques. Vous sélectionnez “OUI” et vous renseignez le montant TTC des frais d’examen dans le champ prévu. Ce montant doit être inférieur au montant total TTC de la prestation.

Deuxième option : vous ne pouvez pas payer directement le certificateur, ou vous ne prenez pas en charge ces frais. Les frais d’examen sont alors à la charge du stagiaire, et vous devez les indiquer dans le champ “frais annexes à la charge du titulaire”, avec le montant et le détail correspondant. Le stagiaire en sera informé avant de finaliser son inscription.

Troisième option : votre formation ne comporte pas de frais d’examen. Vous sélectionnez “Aucuns frais d’examen attendus” et aucune saisie supplémentaire n’est requise.

Quelles formations sont concernées ?

L’évolution concerne toutes les offres sur Mon Compte Formation qui préparent à un examen. La Caisse des Dépôts distingue trois catégories.

Pour les certifications professionnelles (formations préparant à une certification RNCP ou RS), il s’agit des frais de passage de la certification : frais d’inscription à l’examen, frais de dossier, frais de session. Si vous êtes habilité certificateur et que vous prenez ces frais à votre charge, ils peuvent être intégrés dans vos frais pédagogiques éligibles au CPF.

Pour la VAE, seuls les frais de passage devant le jury sont éligibles au CPF et peuvent être inclus dans vos frais pédagogiques. Les frais d’examen du dossier de recevabilité ne sont pas éligibles au CPF : ils doivent figurer dans les frais annexes à la charge du candidat.

Pour les formations au permis de conduire, les frais d’examen théorique peuvent être inclus dans les frais pédagogiques. Les examens pratiques sont gratuits pour tous les permis et ne donnent donc lieu à aucun frais à déclarer dans ce champ.

Ce qui est visible et quand

La Caisse des Dépôts a précisé le calendrier de visibilité de ces nouvelles données. Dès le 28 avril, les informations sur les frais d’examen seront visibles dans votre espace privé EDOF et pour les gestionnaires de la Caisse des Dépôts. Les stagiaires eux-mêmes n’y auront pas accès immédiatement : la visibilité côté titulaires de compte sera activée en septembre 2026 au plus tard.

Cela signifie que la première phase est essentiellement interne et de contrôle : la Caisse des Dépôts pourra vérifier vos déclarations bien avant que les stagiaires ne les consultent. Le 28 avril n’est donc pas une date pour “faire bonne figure” côté stagiaire, c’est une date de conformité opérationnelle vis-à-vis de la plateforme.

Pourquoi cette évolution arrive maintenant

Cette mesure s’inscrit dans le mouvement de durcissement de la transparence tarifaire sur Mon Compte Formation engagé depuis 2024. Elle poursuit trois objectifs explicités par la Caisse des Dépôts.

Le premier est de rendre plus transparent le détail des coûts couverts par le CPF, notamment dans les formations où les frais d’examen représentent une part significative du prix total.

Le deuxième est d’éclairer les stagiaires sur les frais qui resteront à leur charge en dehors du CPF. Dans un contexte où le reste à charge CPF est passé à 150 euros au 2 avril 2026, les stagiaires supportent déjà une participation obligatoire. Si des frais d’examen s’ajoutent par-dessus, la visibilité de ce montant total à débourser devient un enjeu de confiance et de non-abandon de formation.

Le troisième objectif est de responsabiliser les OF sur l’obligation d’inscription des stagiaires aux examens à l’issue de la formation.

Ce que vous devez faire avant le 28 avril 2026

Il n’y a pas de démarche préalable complexe. L’essentiel se joue au niveau de votre catalogue et de vos pratiques de traitement des dossiers.

Au niveau de votre catalogue EDOF, vérifiez dès maintenant, pour chaque action de formation, si vous avez renseigné si les frais administratifs liés à l’examen sont inclus ou non dans le prix de l’action. Ce paramètre existe déjà dans le formulaire de l’action : c’est lui qui sera repris automatiquement dans les dossiers à partir du 28 avril. Si cette information est manquante ou incorrecte dans votre catalogue, corrigez-la avant la date.

Au niveau du traitement des dossiers, à partir du 28 avril, chaque dossier à traiter comportera le nouveau champ sur les frais d’examen. Vous devrez le renseigner avant de valider votre proposition de commande. Le guide “Gérer une demande d’inscription (dossier à traiter)” mis à jour par EDOF le 7 avril 2026 détaille les modalités de saisie.

Au niveau de votre organisation interne, si vous avez plusieurs collaborateurs qui gèrent les dossiers EDOF, informez-les de cette évolution avant le 28 avril. Une erreur de saisie sur les frais d’examen dans un dossier validé pourra être difficile à corriger a posteriori.

Comment Fresh Management vous aide à répondre à cette obligation

La conformité EDOF repose sur la cohérence entre trois niveaux : votre catalogue, vos dossiers de formation, et votre facturation. Une modification réglementaire comme celle-ci exige que ces trois niveaux soient alignés, sans ressaisie manuelle et sans risque d’oubli.

Fresh Management centralise la gestion de vos dossiers CPF et de votre catalogue EDOF dans un espace unique. Lorsqu’une demande d’inscription arrive via Mon Compte Formation, les informations de votre catalogue, y compris les données sur les frais d’examen, sont directement disponibles dans le dossier à traiter, sans jongler entre plusieurs outils. Vous renseignez les frais d’examen une fois dans votre catalogue, et cette information se propage dans tous les dossiers correspondants.

La génération de devis et de conventions de formation, intégrée à Fresh Management, permet de produire automatiquement des documents qui mentionnent de façon transparente la part CPF, les frais annexes et les frais d’examen le cas échéant, exactement ce que la réglementation exige depuis les CGU et que la mise à jour du 28 avril rend vérifiable directement sur EDOF. Notre article sur la politique tarifaire CPF détaille comment structurer vos prix de façon conforme.

Si vous n’utilisez pas encore Fresh Management et que vous gérez vos dossiers EDOF manuellement ou via des outils différents, la mise à jour du 28 avril est un bon moment pour évaluer ce que la centralisation peut vous apporter en termes de gain de temps et de réduction du risque de non-conformité.

Découvrez comment Fresh Management gère l’ensemble de votre gestion administrative et conformité.

Ce qu’il faut retenir

À partir du 28 avril 2026, chaque dossier CPF à traiter dans EDOF vous demandera de préciser le montant des frais d’examen, inclus dans vos frais pédagogiques ou à la charge du stagiaire. Cela concerne les certifications RNCP/RS, la VAE et le permis de conduire. La visibilité pour les stagiaires sera activée en septembre 2026, mais la Caisse des Dépôts aura accès à ces données dès le 28 avril. La vérification passe par votre catalogue EDOF : si les frais d’examen y sont déjà correctement renseignés, la bascule sera transparente.

Que se passe-t-il si je ne renseigne pas les frais d’examen dans un dossier à partir du 28 avril ?

La Caisse des Dépôts n’a pas publié de sanction explicite pour omission, mais l’obligation de déclaration est encadrée par les CGU de Mon Compte Formation. Ne pas renseigner le champ constitue donc un manquement aux CGU, avec les risques habituels en cas de contrôle : avertissement, suspension ou déréférencement. La prudence recommande de renseigner le champ systématiquement dès le 28 avril.

Si mes frais d’examen sont déjà inclus dans le prix de ma formation depuis toujours, dois-je quand même faire quelque chose ?

Oui. Même si votre pratique est correcte depuis le départ, vous devez vérifier que le champ correspondant dans votre catalogue EDOF est bien renseigné — et que la réponse est cohérente avec ce que vous faites réellement. C’est cette donnée catalogue qui sera automatiquement reprise dans les dossiers à partir du 28 avril. Si le champ est vide ou incorrect dans le catalogue, la donnée importée dans le dossier sera fausse ou absente, et vous devrez la corriger manuellement dossier par dossier.

Les frais d’examen déclarés dans le dossier peuvent-ils être différents de ceux indiqués dans le catalogue ?

Oui. EDOF vous permet de modifier la donnée dans le dossier après qu’elle a été importée depuis le catalogue. C’est utile si le montant exact des frais d’examen varie selon le certificateur, la session ou le niveau. La modification reste possible avant validation de la proposition de commande. En revanche, le montant des frais d’examen inclus dans les frais pédagogiques doit rester inférieur au montant total TTC de la prestation.

Mon organisme est partenaire d’un certificateur mais n’est pas directement habilité à payer les frais d’examen. Comment répondre au champ ?

Si vous ne pouvez pas payer directement l’organisme certificateur pour le compte du stagiaire, vous devez répondre “NON” au champ sur l’inclusion des frais d’examen. Vous indiquez alors le montant des frais d’examen dans les frais annexes à la charge du titulaire, avec le détail. Le stagiaire sera informé de ce montant avant de finaliser son achat. Cette situation est fréquente pour les OF partenaires qui ne sont pas eux-mêmes certificateurs.

Cette obligation s’applique-t-elle aussi aux dossiers déjà en cours au 28 avril ?

La mesure s’applique aux dossiers “à traiter”, c’est-à-dire aux nouvelles demandes d’inscription reçues à partir du 28 avril. Les dossiers déjà en cours de traitement ou déjà validés avant cette date ne sont pas rétroactivement concernés. Seuls les dossiers entrants après la mise à jour de la plateforme devront comporter cette nouvelle information.

Les frais d’examen déclarés dans EDOF doivent-ils apparaître dans la convention de formation et la facture ?

Oui. La cohérence entre EDOF, la convention de formation et la facture est une exigence de fond des CGU et du cadre Qualiopi. Si des frais d’examen sont inclus dans vos frais pédagogiques, ils doivent apparaître dans la facturation au titre des frais pédagogiques. S’ils sont déclarés comme frais annexes à la charge du stagiaire, ils ne font pas l’objet d’une facturation par l’OF mais doivent figurer dans les documents remis au stagiaire. Un logiciel de gestion qui synchronise les données EDOF avec la génération de documents administratifs — conventions, devis, attestations — évite les incohérences entre ce qui est déclaré sur la plateforme et ce qui est transmis au stagiaire.

À lire aussi

Sources

  1. Portail EDOF “Frais d’examen : de nouvelles données à renseigner dans les dossiers” of.moncompteformation.gouv.fr, publié le 9 avril 2026