Référent handicap dans un organisme de formation de moins de 5 personnes : comment le mettre en place concrètement en 2026

Vous dirigez un organisme de formation de une, deux ou quatre personnes, et l’indicateur 26 du référentiel vous arrête : « Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap. » Derrière ce libellé, une question pratique revient à chaque audit dans les petites structures : comment désigner un référent handicap en organisme de formation quand vous travaillez seul ou que toute l’équipe tient autour d’une table ?

Cet article donne la méthode pour une structure de moins de cinq personnes : la désignation écrite, la façon de justifier vos compétences, les preuves que le guide de lecture Qualiopi cite désormais, dont les documents de la Ressource Handicap Formation, et ce qu’un auditeur regarde quand aucun stagiaire en situation de handicap ne s’est encore inscrit.

Ce que l’indicateur 26 Qualiopi demande

Le libellé et ce que le guide en attend

Le libellé de l’indicateur 26 figure à l’annexe de l’article R. 6316-1 du Code du travail, dans sa version issue du décret du 1er août 2026. Le verbe qui compte est « mobilise » : l’auditeur cherche votre capacité à activer un réseau de partenaires et à orienter une personne vers la bonne ressource, pas seulement un nom sur un organigramme.

Le guide de lecture cite comme preuves la liste des partenaires du territoire, les traces de contact et de participation à leurs instances, les compétences et connaissances actualisées du référent handicap et le recours à l’offre de services de la Ressource Handicap Formation (RHF). Il y ajoute deux documents produits par la plateforme RHF : la charte d’engagement pour l’Accessibilité de la Formation pour Tous et les dossiers de synthèse finalisés de votre politique d’accessibilité. Notre article sur l’indicateur 26 Qualiopi détaille chacune de ces preuves.

La désignation du référent handicap, elle, apparaît ailleurs dans le guide : la liste des référents de l’organisme, dont le référent handicap, figure parmi les preuves de l’indicateur 18, et le référent handicap est cité à l’indicateur 20 pour les CFA.

Une non-conformité toujours majeure

Le guide de lecture énumère les indicateurs qui peuvent donner lieu à une non-conformité mineure : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 et 33. L’indicateur 26 n’y figure pas. Un manquement, même partiel, y est donc toujours une non-conformité majeure.

L’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit fixe la suite. Les actions correctives d’une non-conformité majeure doivent être effectives dans un délai de trois mois. À défaut, la certification est refusée à l’audit initial, ou suspendue en cours de cycle, puis retirée trois mois après la notification de la suspension si rien n’a changé. Pour un petit organisme, cela laisse peu de marge : mieux vaut un dossier complet avant l’audit qu’une course après.

Peut-on se désigner soi-même référent handicap

Oui. Rien dans le référentiel n’interdit au dirigeant d’un organisme de formation de cumuler cette mission avec les autres, et c’est la solution naturelle dans une structure d’une ou deux personnes. La condition est de l’écrire : une mention orale ne laisse aucune trace à présenter.

Une désignation écrite, signée et datée

La désignation tient sur une demi-page. Elle indique l’organisme (raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d’activité), la personne désignée, ses missions, sa date de prise de fonction et ses coordonnées. Pour les missions, reprenez ce que le guide attend dans les différents indicateurs : informer le public sur l’accessibilité, analyser en amont les besoins de compensation, mobiliser les partenaires, suivre les aménagements mis en place, actualiser ses propres connaissances.

Ajoutez une ligne sur la façon de joindre le référent. C’est ce contact que vous afficherez sur vos fiches de formation et dans votre livret d’accueil.

Un référent externe, sous conditions

Faire appel à un intervenant extérieur reste possible si vous n’avez personne en interne. Formalisez alors la mission par un contrat qui nomme la personne, délimite ce qu’elle fait et dit comment un stagiaire la joint. La désignation reste la vôtre : c’est votre organisme qui répond de l’indicateur à l’audit.

Justifier ses compétences sans diplôme spécialisé

Aucun diplôme n’est exigé pour être référent handicap. Le guide parle de compétences et de connaissances actualisées : l’auditeur cherchera ce que vous avez appris, et quand.

Trois sources de preuves se présentent pour une petite structure. Une formation à la mission de référent handicap, avec son attestation ; renseignez-vous auprès de votre OPCO sur les conditions de prise en charge. La participation à des ateliers ou réunions d’information de la RHF de votre région, que le guide cite à travers le recours à son offre de services. Une veille documentée sur le sujet : ressources de l’Agefiph consultées, échanges avec la Cap emploi de votre département, notes datées. Notre guide sur la formation référent handicap Qualiopi compare les parcours.

Les pièces à réunir dans votre dossier

Le guide ne fixe pas de liste fermée. Il cite des exemples de preuves, et l’auditeur apprécie l’ensemble. Pour un organisme de moins de cinq personnes, ce dossier tient en quelques documents.

La liste des partenaires du territoire

C’est la pièce centrale de l’indicateur 26. Le guide cite les partenaires spécialisés qui interviennent pour le compte de l’Agefiph et du Fiphfp, les Cap emploi, les MDPH et l’offre de services de la RHF, sans fermer la liste. Pour chacun, notez la structure locale, un nom, un moyen de contact et le type de besoin pour lequel vous la solliciteriez.

Les traces de contact

Deux ou trois traces datées sur l’année suffisent à montrer que le réseau existe ailleurs que sur le papier : un courriel échangé avec la Cap emploi, une invitation à une réunion de la RHF, le compte rendu d’un rendez-vous.

Les documents de la plateforme RHF

La charte d’engagement pour l’Accessibilité de la Formation pour Tous et les dossiers de synthèse de votre politique d’accessibilité. Le même travail sert l’indicateur 1, qui cite parmi ses preuves l’affiche présentant au public vos engagements et vos axes de progrès annuels, elle aussi générée par la plateforme RHF.

La procédure d’accueil et le suivi des aménagements

Une procédure d’une ou deux pages décrit comment vous repérez un besoin avant l’entrée en formation (question dans le formulaire d’inscription, entretien), comment vous adaptez la prestation et qui vous appelez quand la situation dépasse vos moyens. Tenez à côté un tableau des aménagements : date, session, besoin exprimé, adaptation retenue, retour du stagiaire. Notez le besoin, pas le diagnostic : vous n’avez pas à connaître la nature du handicap pour aménager une formation.

Sur une année sans stagiaire concerné, ce tableau reste vide. Ce qui compte pour l’auditeur, c’est que vous sachiez qui appeler et quoi proposer si une personne s’inscrit à votre prochaine session. Notre article sur les pièces justificatives de l’audit Qualiopi replace ce dossier dans l’ensemble.

Le handicap dans vos fiches de formation

L’information du public relève de l’indicateur 1, qui attend une information sur l’accessibilité de vos prestations. Sur chaque fiche de formation, quelques lignes suffisent : la possibilité d’aménager la formation, les conditions d’accès aux locaux et le contact du référent handicap. L’affiche RHF complète cette information.

D’autres indicateurs prolongent l’indicateur 26. L’indicateur 4 attend une analyse concertée des besoins de compensation avant l’entrée en formation, l’indicateur 8 l’adaptation du positionnement, l’indicateur 12 des mesures contre l’abandon liées aux adaptations et l’indicateur 21 la sensibilisation des personnels à l’accueil des personnes en situation de handicap.

Dans un centre qui forme au secourisme ou à la sécurité incendie, ces exigences se traduisent par des cas précis : un stagiaire malentendant pendant un exercice d’alerte, une personne qui ne peut pas s’agenouiller pour un massage cardiaque. En avoir parlé avec le formateur, et savoir vers quel partenaire se tourner pour adapter l’évaluation, fait partie de la préparation que l’auditeur cherche.

Nouvel entrant ou sous-traitant : deux cas particuliers

Si votre organisme passe son premier audit, l’indicateur 26 fait partie des indicateurs audités en deux temps : à l’audit initial, vous démontrez la mise en place d’un réseau de partenaires, d’experts et d’acteurs du champ du handicap, et sa mise en œuvre est vérifiée à l’audit de surveillance.

Si vous intervenez en sous-traitance, le guide admet que votre donneur d’ordre vous communique la liste de ses partenaires mobilisables. Demandez-la par écrit et rangez-la dans votre dossier.

Ranger ces pièces sans tableau parallèle

Les preuves de l’indicateur 26 viennent de partout : une liste de partenaires, des courriels, une attestation de formation, des documents téléchargés sur la plateforme RHF. Dans une petite structure, elles finissent souvent dispersées entre une boîte mail et un disque partagé.

Dans Fresh Management, l’espace de stockage collaboratif accueille ces documents rangés sous l’indicateur 26, les questionnaires de positionnement servent à repérer un besoin d’aménagement avant l’entrée en formation, et des champs personnalisés sur la fiche du stagiaire gardent la trace de l’adaptation retenue. La certification reste prononcée par votre certificateur, mais le dossier est prêt avant qu’il le demande.

Pour démarrer, téléchargez notre pack indicateur 26 (désignation type, réseau de partenaires avec les documents RHF, tableau de suivi des aménagements), disponible aussi en Word.

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Questions fréquentes sur le référent handicap en organisme de formation

Peut-on désigner un référent handicap externe à l’organisme ?

Oui, par un contrat qui nomme la personne, délimite ses missions et indique comment les stagiaires la joignent. L’organisme reste responsable de l’indicateur à l’audit : la désignation écrite et le contrat vont dans votre dossier.

Faut-il un diplôme pour être référent handicap dans un organisme de formation ?

Non. Le guide de lecture parle de compétences et de connaissances actualisées. Une attestation de formation, la participation à des ateliers de la Ressource Handicap Formation ou une veille documentée servent de preuves.

Faut-il avoir accueilli un stagiaire en situation de handicap pour être conforme ?

Non. L’indicateur 26 porte sur votre capacité à accueillir et à orienter. Un organisme qui n’a reçu aucun stagiaire concerné peut être conforme avec une liste de partenaires, des traces de contact, un référent formé et une procédure d’accueil.

Que se passe-t-il si l’indicateur 26 est mal documenté à l’audit ?

C’est une non-conformité majeure, même pour un manquement partiel. Selon l’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019, les actions correctives doivent être effectives sous trois mois. À défaut, la certification est refusée à l’audit initial ou suspendue en cours de cycle, puis retirée trois mois après la notification de la suspension.

Quels documents de la Ressource Handicap Formation l’auditeur peut-il regarder ?

Pour l’indicateur 26, la charte d’engagement pour l’Accessibilité de la Formation pour Tous et les dossiers de synthèse finalisés de votre politique d’accessibilité. Pour l’indicateur 1, l’affiche qui présente vos engagements et vos axes de progrès annuels.

Le seuil de 250 salariés du Code du travail concerne-t-il mon organisme ?

L’article L. 5213-6-1 du Code du travail impose, dans toute entreprise employant au moins deux cent cinquante salariés, la désignation d’un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap. Cette obligation vise l’entreprise employeur et ses salariés. Le référent handicap de votre organisme de formation relève, lui, du référentiel Qualiopi et concerne vos stagiaires, quelle que soit votre taille.

Sources

• Code du travail, article R. 6316-1 et son annexe, dans leur version issue du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 ; article L. 5213-6-1
• Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, article 5
• Guide de lecture du référentiel national qualité, version 10, DGEFP, novembre 2026 : liste des indicateurs à gradation, indicateurs 1, 4, 8, 12, 18, 20, 21 et 26, nouveaux entrants, sous-traitance