Éditeur de document : créez, complétez et faites signer vos documents de formation au même endroit
Attestations, courriers, notes d’information, documents de session : avec l’éditeur de document de Fresh Management, vous les rédigez et les mettez en page directement dans votre espace de gestion. Vous partez d’un modèle prédéfini, d’un document existant ou d’une page vierge, et vous ajoutez texte, images et tableaux sans passer par un autre logiciel.
Besoin d’un document propre à un apprenant, un prospect ou une entreprise ? Vous le créez pour cette personne seule, sans toucher au modèle commun. Et grâce aux champs de texte et aux cases à cocher, un même modèle se complète différemment pour chaque destinataire.
Ce que fait l’éditeur de document de Fresh Management
L’éditeur sert à trois choses : mettre en page n’importe quel document, créer un document spécifique pour une personne ou une structure, et compléter au cas par cas un document issu d’un modèle commun.
L’éditeur de document, en vidéo
Un éditeur de document complet, sans compétence technique
L’éditeur ressemble à un traitement de texte classique : styles, alignements, listes, gras et italique pour le texte, et vous ajoutez des images, des tableaux et des éléments graphiques là où le document en a besoin.
Un tableau récapitulant les modules et leurs durées, le logo d’un partenaire sur une attestation conjointe, un plan d’accès dans une note d’information : vous les insérez directement, sans passer par un autre logiciel puis par un import. Aucune compétence technique n’est nécessaire pour s’en servir.
Créer un document spécifique pour un apprenant, un prospect ou une entreprise
Un stagiaire signale que son nom est mal orthographié sur son attestation. Un participant a suivi une partie de la formation en décalé. Une entreprise demande un courrier pour son dossier de financement. Ces cas ne concernent qu’une personne ou une structure.
Dans Fresh Management, vous créez alors un document spécifique pour elle. Deux façons de faire :
- en partant d’un document existant, que vous copiez puis adaptez : l’attestation générée, par exemple, reprise avec le nom corrigé ;
- en partant d’une page vierge, pour un document ponctuel qui ne ressemble à aucun autre.
Le modèle commun et les documents des autres participants ne bougent pas. Si le même document revient régulièrement, transformez-le plutôt en modèle de document.
La prudence reste de mise sur les documents à valeur réglementaire. L’attestation remise à l’issue de la formation doit mentionner les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis (article L. 6353-1 du Code du travail). Un document spécifique ne doit jamais retirer l’une de ces mentions. Pour le détail, consultez notre article sur l’attestation de formation.
Un modèle commun, complété différemment pour chaque destinataire
Entre le document identique pour tous et le document entièrement spécifique, il existe une voie intermédiaire : les shortcodes de type champ de texte et case à cocher.
Vous les placez dans un modèle commun, par exemple une grille d’évaluation ou une attestation de compétences. Une fois les documents générés, vous complétez chacun d’eux : un commentaire rédigé pour l’un, une case cochée pour l’autre. Ce que vous saisissez ne s’applique qu’au document concerné, pas à tout le groupe. Chaque apprenant garde ses propres champs remplis et ses propres cases cochées.
Vous conservez ainsi un seul modèle à maintenir, avec la souplesse d’un document individuel.
Des documents rangés là où vous les cherchez
Un document créé dans l’éditeur rejoint la fiche à laquelle il se rapporte. Vous pouvez le retrouver :
- dans la formation ou dans la session ;
- dans le dossier de l’apprenant, du formateur ou de l’examinateur ;
- dans la fiche d’un utilisateur, d’une entreprise ou d’un prospect ;
- dans la fiche de votre propre centre de formation, ou dans celle d’un centre partenaire.
Le courrier destiné à une entreprise se trouve donc dans la fiche de l’entreprise, la note adressée à un formateur dans son dossier, la convention avec un centre partenaire dans la fiche de ce centre. Personne n’a à fouiller un dossier partagé pour le retrouver.
Du document créé au document signé
- Choisissez le point de départ. Un modèle, un document existant à copier ou une page vierge.
- Rédigez ou complétez. Texte, images, tableaux, champs de texte et cases à cocher.
- Enregistrez. Le document rejoint la fiche concernée.
- Transmettez. Export en PDF, envoi par e-mail ou signature électronique, selon le besoin.
Pour l’envoi par e-mail, les modèles d’email vous évitent de rédiger le message d’accompagnement à chaque fois.
Vos questions sur l’éditeur de document
Quelle différence entre l’éditeur de document et les modèles de documents ?
Le modèle produit le même document pour tous les destinataires concernés. L’éditeur permet de mettre en page vos documents, d’en créer un spécifique pour une personne ou une structure, et de compléter au cas par cas les documents issus d’un modèle.
Comment corriger le document d’un seul apprenant ?
Vous créez un document spécifique pour lui, en copiant le document existant puis en l’adaptant. Le modèle commun et les documents des autres apprenants restent inchangés.
À quoi servent les champs de texte et les cases à cocher ?
Placés dans un modèle commun, ils se complètent après la génération, document par document. Chaque destinataire garde ses propres réponses.
Peut-on créer un document à partir d’une page vierge ?
Oui, pour un document ponctuel destiné à une personne, une entreprise, un prospect ou une session précise.
Peut-on insérer des images ou des tableaux ?
Oui. L’éditeur accepte le texte mis en forme, les images, les tableaux et les éléments graphiques.
Où retrouve-t-on les documents créés ?
Dans la fiche à laquelle ils se rapportent : formation, session, apprenant, formateur, examinateur, utilisateur, entreprise, prospect, votre centre ou un centre partenaire.
Testez l’éditeur de document sur un cas réel
Venez à la démonstration avec l’exception qui vous a pris du temps récemment : un nom à corriger, une mention à ajouter, un courrier pour une entreprise. Vous la traitez dans l’éditeur de document, complétez un champ ou une case, puis envoyez le résultat pour signature.