Gestion des remboursements : suivez l’argent rendu à vos clients et stagiaires
Une session annulée alors que l’entreprise avait déjà réglé, un stagiaire qui se rétracte dans les dix jours, un financeur qui a versé plus que le montant dû. Dans ces trois cas, il faut rendre de l’argent, et retrouver six mois plus tard à qui, quand et pourquoi.
Dans Fresh Management, chaque remboursement est enregistré et rattaché à la personne ou à la structure facturée. Vous les retrouvez tous au même endroit, filtrables par période.
Ce que fait la gestion des remboursements dans Fresh Management
Le remboursement est rattaché à celui qui a été facturé : l’entreprise cliente, le financeur ou le stagiaire selon le dossier. Vous savez donc à qui la somme a été rendue, sans reconstituer la chaîne de paiement.
Les remboursements émis se consultent dans l’onglet dédié de la page suivi des paiements, avec les mêmes colonnes et les mêmes filtres que les paiements reçus.
Quand un organisme de formation rembourse
La rétractation du stagiaire qui finance lui-même
Lorsqu’une personne suit une formation à titre individuel et à ses frais, le contrat de formation professionnelle lui ouvre un délai de rétractation de dix jours à compter de sa signature (article L. 6353-5 du Code du travail). Si un règlement a déjà été encaissé, il doit être rendu.
Une session annulée ou reportée
L’entreprise a payé, la session ne se tient pas et aucune date de remplacement ne convient. Le remboursement suit alors la facture d’avoir qui corrige la facture d’origine.
Un trop-perçu
Un financeur verse plus que le montant dû, ou une entreprise règle deux fois la même facture. La somme excédentaire est rendue au payeur concerné, et la trace reste attachée à son dossier.
Un désistement selon vos conditions
Un participant ne vient pas, vos conditions générales prévoient une part remboursable. Les règles applicables dépendent de votre convention et de vos conditions, comme pour une annulation tardive par le stagiaire.
Avoir et remboursement : deux opérations, deux documents
Ces deux notions sont souvent confondues, alors qu’elles ne portent pas sur la même chose.
- L’avoir est un document comptable. Il corrige ou annule une facture déjà émise, et référence la facture initiale.
- Le remboursement est le mouvement d’argent. Il constate que la somme est revenue au payeur.
Dans la plupart des situations, les deux vont ensemble : l’avoir met la comptabilité à jour, le remboursement rend l’argent. Votre expert-comptable vous dira quel document produire selon le cas.
La consultation des remboursements, en vidéo
La vidéo montre la page de comptabilité qui réunit les paiements reçus et les remboursements émis, avec ses onglets et ses filtres.
Vos questions sur les remboursements
À qui le remboursement est-il rattaché ?
À celui qui a été facturé : l’entreprise cliente, le financeur ou le stagiaire, selon le dossier.
Où retrouver les remboursements émis ?
Dans l’onglet Remboursement de la page de suivi des paiements, avec les mêmes filtres par type d’opération et par période.
Quelle différence entre un avoir et un remboursement ?
L’avoir corrige la facture, le remboursement rend l’argent. Les deux se complètent le plus souvent.
Un stagiaire peut-il se rétracter après avoir payé ?
Lorsqu’il se forme à titre individuel et à ses frais, l’article L. 6353-5 du Code du travail lui accorde dix jours à compter de la signature du contrat pour se rétracter.
Faut-il rembourser un stagiaire absent ?
Cela dépend de vos conditions générales et de la convention ou du contrat signé. Prévoyez-y une clause claire pour éviter les discussions au cas par cas.
Suivez un remboursement pendant la démonstration
Partez d’un cas que vous avez rencontré : une session annulée après paiement, un trop-perçu d’un financeur. Vous enregistrez le remboursement et le retrouvez dans le suivi, filtré sur le mois concerné.