Droits des utilisateurs : chacun accède à ce que son poste exige
Un assistant administratif n’a pas besoin de voir les marges de chaque session. Un chargé de planning n’a pas à supprimer une formation. Pourtant, dans beaucoup d’organismes, tout le monde partage le même accès, parce que le logiciel ne permet rien d’autre.
Fresh Management laisse définir, fonctionnalité par fonctionnalité, ce que chaque utilisateur peut consulter, créer, modifier ou supprimer.
Quatre rôles, des droits différents
Seuls les comptes ayant le rôle Utilisateur se paramètrent finement. Les administrateurs disposent de tout, et les formateurs comme les examinateurs héritent de droits adaptés à leur intervention, détaillés sur la page extranet formateur.
Le paramétrage des droits, en vidéo
Régler les droits d’un utilisateur, étape par étape
- Ouvrez la liste des utilisateurs. Dans l’onglet Ressources humaines.
- Choisissez le compte à paramétrer. Le bouton jaune de sa ligne ouvre sa page de droits.
- Parcourez les catégories. Les fonctionnalités sont regroupées par grands blocs, par exemple la pédagogie.
- Donnez l’accès à un bloc entier, avec l’option Tout sélectionner de la catégorie.
- Ou sélectionnez quelques fonctions seulement. Les formations, les sessions et les feuilles d’émargement, par exemple, le reste restant inaccessible.
- Affinez le niveau de droits. Pour chaque fonction retenue : lecture, création, modification, suppression.
- Enregistrez. Les accès s’appliquent au compte concerné.
C’est ce quatrième niveau qui distingue un vrai paramétrage d’un simple menu masqué : autoriser la consultation des formations sans permettre de les modifier n’a rien à voir avec un accès tout ou rien.
Pourquoi limiter les accès, même dans une petite équipe
Pour éviter les erreurs
La plupart des incidents ne viennent pas d’une malveillance mais d’une fausse manœuvre : une session supprimée au lieu d’être fermée, un tarif modifié par inadvertance. Retirer le droit de suppression à qui n’en a pas l’usage règle le problème à la source.
Pour protéger les données personnelles
Le règlement européen pose le principe de minimisation : chacun n’accède qu’aux données nécessaires à sa mission. Des droits réglés par rôle en sont l’application concrète, et c’est un point qu’un client grand compte ou un acheteur public peut vous demander de démontrer.
Pour garder la trace
Les droits définissent ce que chacun peut faire, le journal d’activité conserve ce qui a été fait. Les deux ensemble permettent de comprendre un incident sans mettre en cause qui que ce soit.
Quelques réglages courants
- Un assistant administratif : accès complet aux sessions, aux documents et aux émargements, lecture seule sur la partie comptable.
- Un chargé de développement : accès aux prospects, aux devis et au CRM, sans la gestion pédagogique.
- Un responsable pédagogique : formations, programmes, sessions et évaluations, sans la facturation.
- Un comptable externe : lecture des factures et des règlements, aucune création.
Pensez également à retirer les accès lors d’un départ. C’est le point le plus souvent oublié, et le plus simple à traiter.
Vos questions sur les droits des utilisateurs
Quels comptes peuvent être paramétrés ?
Ceux ayant le rôle Utilisateur. Les administrateurs disposent de toutes les fonctionnalités, les formateurs et les examinateurs de droits prédéfinis.
Peut-on autoriser la consultation sans la modification ?
Oui. Pour chaque fonctionnalité, vous réglez séparément la lecture, la création, la modification et la suppression.
Faut-il tout cocher fonction par fonction ?
Non. L’option Tout sélectionner donne accès à une catégorie entière, et vous affinez ensuite si nécessaire.
Où se règlent ces droits ?
Dans l’onglet Ressources humaines, depuis la fiche de l’utilisateur concerné.
Les droits sont-ils utiles à quatre personnes ?
Oui, surtout pour éviter les suppressions involontaires et pour limiter l’accès aux données financières et personnelles.
Définissez les accès de votre équipe pendant la démonstration
Listez les postes de votre organisme et ce que chacun doit pouvoir faire. Vous réglez les droits correspondants et vérifiez ce que voit un utilisateur limité.