Journal d’activité : savoir qui a fait quoi, et si vos e-mails sont arrivés
« Je n’ai jamais reçu la convocation. » « Qui a modifié ce tarif ? » « Le questionnaire est-il bien parti ? » Ces trois questions reviennent dans tous les organismes, et sans trace, elles se règlent par une discussion où chacun défend sa version.
Le journal d’activité de Fresh Management répond aux trois : il conserve les actions effectuées dans le logiciel, le statut des e-mails envoyés et celui des questionnaires.
Ce que le journal d’activité conserve
Les trois se consultent depuis le même onglet. Le premier documente le travail de votre équipe, les deux autres ce qui est parti vers l’extérieur.
Le journal d’activité, en vidéo
Qui a fait quoi, et quand
Chaque action réalisée dans le logiciel est consignée avec sa date, son heure et l’identité de son auteur. Cela couvre les situations où l’on cherche à comprendre plutôt qu’à accuser : un tarif modifié sur une session, un apprenant transféré, un document supprimé par erreur.
Ce suivi complète les droits des utilisateurs. Les droits définissent ce que chacun peut faire, le journal garde la trace de ce qui a été fait. Les deux sont attendus dès qu’un organisme compte plusieurs personnes.
Vérifier si votre message est arrivé, et s’il a été lu
Le journal des e-mails conserve l’historique des envois, avec pour chacun son statut : reçu, lu ou non. Vous ouvrez le détail d’un message pour le voir tel que le destinataire l’a reçu, et vous pouvez le renvoyer si nécessaire.
C’est la réponse concrète au stagiaire qui affirme n’avoir jamais reçu sa convocation, et à l’entreprise qui dit n’avoir pas vu passer le devis. La discussion cesse d’être une question de parole contre parole.
Cela vaut pour les envois manuels comme pour les e-mails automatiques et les relances, dont vous vérifiez ainsi qu’ils partent bien.
Vérifier que vos envois automatiques fonctionnent
Le troisième journal recense les questionnaires envoyés automatiquement, avec le statut de chaque envoi.
C’est le contrôle que personne ne pense à faire avant un audit : un déploiement mal paramétré peut n’avoir rien envoyé pendant des mois, et le manque de réponses passe alors pour un problème de taux de participation, alors qu’aucun questionnaire n’est parti.
Vos questions sur le journal d’activité
Que contient le journal global ?
Les actions effectuées dans le logiciel, avec leur date, leur heure et l’identité de la personne qui les a réalisées.
Peut-on savoir si un e-mail a été lu ?
Oui. Le journal des e-mails indique, pour chaque envoi, s’il a été reçu et lu.
Peut-on renvoyer un e-mail ?
Oui, depuis le détail de l’envoi, après l’avoir visualisé tel que le destinataire l’a reçu.
Les questionnaires automatiques sont-ils suivis ?
Oui, avec le statut de chaque envoi, ce qui permet de vérifier qu’un déploiement fonctionne réellement.
À quoi cela sert-il en audit ?
À démontrer qu’une information a bien été transmise, et quand. C’est utile pour les convocations, les questionnaires et les documents envoyés aux bénéficiaires.
Retrouvez un envoi pendant la démonstration
Pensez à un litige que vous avez connu : un stagiaire qui n’avait rien reçu, un document modifié sans qu’on sache par qui. Vous verrez où se retrouve la réponse.