Modèles de documents : un seul modèle, un document personnalisé pour chaque apprenant
Une convocation par formation, une variante par site, une copie par stagiaire : dans beaucoup d’organismes, le dossier « Modèles » d’un serveur partagé compte des dizaines de fichiers Word presque identiques. Le jour où l’adresse change, il faut tous les reprendre.
Dans Fresh Management, vous créez un modèle de document une fois. Grâce aux champs variables, il produit un document individuel pour chaque apprenant, dans toutes les sessions concernées, y compris celles que vous créerez plus tard.
Ce que font les modèles de documents de Fresh Management
Un modèle de document réunit un texte mis en forme, des champs variables, un en-tête et un pied de page. Vous choisissez ensuite à qui il s’adresse et où il apparaît.
Un modèle peut aussi servir de base à d’autres documents. Un interrupteur le rend réutilisable pour la duplication : vous partez d’une convocation existante pour créer, par exemple, une variante destinée à une session d’examen.
Cible, emplacement, accès : où apparaît chaque modèle de document
La cible
La cible désigne les personnes à qui le document s’adresse : les entreprises, les prospects ou les apprenants. Une convocation vise les apprenants, un courrier d’accompagnement vise l’entreprise.
L’emplacement
Pour un document destiné aux apprenants, il peut apparaître dans le profil de l’apprenant, dans le profil de la session, ou seulement dans les sessions de certaines formations. Une case cochée par défaut l’applique à toutes les formations. En la décochant, vous sélectionnez les formations concernées, par exemple une convocation propre aux sessions d’examen.
Les accès formateurs et examinateurs
Vous décidez si le document est accessible aux formateurs, aux examinateurs, ou aux deux. Un formateur consulte ainsi les documents utiles à sa session.
Créer un modèle de document dans Fresh Management
L’exemple suivi est un modèle de convocation, le document le plus répétitif d’un organisme de formation.
- Ouvrez la base documentaire. Page Base documentaire, puis Créer un document.
- Choisissez le type et le titre. Par exemple une convocation, intitulée « Convocation à une formation ».
- Sélectionnez la cible. Ici, les apprenants.
- Choisissez l’emplacement. Toutes les formations, ou seulement celles que vous cochez.
- Réglez les accès. Formateurs, examinateurs, ou aucun des deux.
- Rédigez et mettez en forme. Dans l’éditeur : styles, alignements, listes, gras, italique.
- Insérez les champs variables. Nom de la formation, de l’apprenant, date, horaire, lieu, par copier-coller du short code ou à la position du curseur.
- Ajoutez l’en-tête et le pied de page, puis enregistrez. Choisis parmi les modèles créés au préalable.
Le document apparaît alors dans l’onglet Documents de toutes les sessions concernées, déjà créées ou à venir, dans le sous-onglet Apprenant. Pour une session de trois stagiaires, vous obtenez trois convocations distinctes, chacune au nom et aux coordonnées de son destinataire.
La création d’un modèle de document, en vidéo
Les modèles de documents d’un organisme de formation
Le même principe vaut pour tous les documents qui reviennent à chaque session : conventions de formation, attestations, certificats et diplômes, feuilles de présence, courriers aux entreprises. Chacun a son modèle, sa cible et son emplacement.
Les documents portent le contenu. Pour les transmettre, les modèles d’email fonctionnent sur le même principe de champs variables. Et si le terme vous est plus familier, ce fonctionnement correspond à un publipostage intégré à votre logiciel de gestion.
Vos questions sur les modèles de documents
Comment créer un modèle de document dans Fresh Management ?
Page Base documentaire, puis Créer un document. Choisissez le type, le titre, la cible, l’emplacement et les accès, rédigez le texte avec ses champs variables, ajoutez l’en-tête et le pied de page, puis enregistrez.
Faut-il un modèle différent pour chaque formation ?
Non. Le champ variable du nom de la formation permet d’utiliser un seul modèle pour toutes les formations. Vous pouvez tout de même réserver un modèle à certaines formations.
Qu’est-ce qu’un short code ?
Un champ variable inséré dans le texte, comme le nom de l’apprenant ou la date de la session. Il est remplacé par la bonne information dans chaque document.
Le modèle s’applique-t-il aux sessions futures ?
Oui. Le document apparaît dans l’onglet Documents des sessions déjà créées et de celles qui le seront ensuite.
Les formateurs peuvent-ils voir les documents ?
Si vous l’autorisez. L’accès des formateurs et des examinateurs se règle pour chaque modèle.
Peut-on personnaliser l’en-tête et le pied de page ?
Oui. Chaque modèle utilise un en-tête et un pied de page choisis parmi ceux que vous avez créés.
Transformez vos fichiers Word en modèles de documents
Venez à la démonstration avec votre convocation ou votre attestation actuelle. Vous la transformez en modèle de document avec ses champs variables, et vous voyez les documents se générer pour chaque apprenant d’une session.