Relance devis et relances automatiques : aucun dossier de formation laissé sans réponse
Un devis envoyé il y a dix jours, une facture qui attend son règlement, un questionnaire de satisfaction que la moitié du groupe n’a pas rempli. Dans un organisme de formation, chaque dossier en attente dépend d’une relance que quelqu’un doit penser à faire, entre deux sessions.
Fresh Management envoie ces relances par e-mail à votre place et les arrête dès que le devis est signé ou la facture réglée. Cette page présente ce que fait la fonctionnalité et vous offre un modèle de relance de devis de formation prêt à copier.
Ce que font les relances automatiques de Fresh Management
Les relances partent sans que vous ayez à les programmer une par une, et elles savent s’arrêter. C’est ce second point qui évite l’erreur la plus gênante : relancer un client qui a déjà signé ou déjà payé.
Toutes les relances envoyées sont consultables dans une rubrique dédiée à l’historique des rappels. Quand un client affirme ne jamais avoir été relancé, vous vérifiez en quelques instants ce qui est parti et à quelle date.
Ce qu’un organisme de formation doit relancer, avant et après la session
Dans un organisme de formation, les relances jalonnent tout le dossier, et chacune a une échéance : la date de la session, puis la clôture du dossier.
Le devis resté sans réponse
L’entreprise a demandé un tarif pour former trois salariés, puis ne répond plus. Le plus souvent, le devis attend une signature en interne ou s’est perdu dans une boîte de réception. Une relance envoyée à temps vous laisse la possibilité de tenir la date prévue ; envoyée trop tard, elle arrive quand la session est déjà complète. Le devis de formation préparé dans Fresh Management est relancé jusqu’à sa signature.
Les financeurs et les accords de prise en charge
Un dossier OPCO sans réponse bloque une inscription, et une facture adressée à un financeur peut rester en attente longtemps après la session. Fresh Management vous permet aussi de relancer les financeurs, en complément de la facturation OPCO et Chorus Pro.
La facture client non réglée
La relance automatique traite le retard ordinaire, celui du client qui a simplement oublié. Pour un impayé qui s’installe, les étapes suivantes, de la mise en demeure au recouvrement, sont détaillées dans notre article sur les impayés en organisme de formation.
Les questionnaires non remplis
L’indicateur 30 du référentiel national qualité demande au prestataire de recueillir les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. Le guide de lecture Qualiopi attend une sollicitation à une fréquence pertinente, avec des dispositifs de relance. C’est le seul cas où Fresh Management envoie plusieurs relances successives, jusqu’à obtenir la réponse. Le détail des attendus figure dans notre article sur l’indicateur 30 Qualiopi.
Relance devis : ce qui se passe entre l’envoi et la signature
- Le devis part. Vous envoyez le devis à l’entreprise depuis Fresh Management.
- Le client ne répond pas. Vous n’avez rien à noter dans un agenda ni dans un tableur.
- La relance part par e-mail. Fresh Management relance le client sans action de votre part.
- Le client signe. Les relances s’arrêtent d’elles-mêmes, et le dossier passe à l’étape suivante.
- Vous gardez la trace. La relance envoyée reste consultable dans l’historique des rappels.
Les relances s’ajoutent aux rappels et notifications, qui vous signalent les échéances à ne pas manquer.
Modèle de relance de devis de formation à copier
Ce modèle convient à une première relance, quelques jours après l’envoi du devis à une entreprise. Remplacez les éléments entre parenthèses et gardez le message court : votre interlocuteur doit pouvoir répondre en une ligne.
Objet : Votre devis de formation (intitulé) du (date de la session)
Bonjour (prénom),
Je reviens vers vous au sujet du devis (numéro) que je vous ai adressé le (date d’envoi) pour la formation (intitulé), prévue le (date) à (lieu).
Nous conservons une place pour vos (nombre) collaborateurs jusqu’au (date limite). Si le devis vous convient, il vous suffit de le retourner signé. S’il doit être ajusté (dates, effectif, prise en charge par votre OPCO), dites-le-moi et je vous adresse une nouvelle version.
Je reste à votre disposition au (téléphone).
Bien cordialement,
(signature)
Deux éléments font la différence : une date limite réelle, liée à la session, et une porte de sortie pour ajuster le devis. Le client qui hésitait sur un détail répond plus facilement quand on lui propose de le modifier.
Vos questions sur la relance de devis et les relances automatiques
Comment relancer un devis de formation par mail ?
Rappelez le devis, la formation et la date de la session, indiquez jusqu’à quand la place est conservée et proposez d’ajuster le devis si besoin. Le modèle de cette page reprend cette structure.
Quand relancer un devis sans réponse ?
Assez tôt pour que la signature intervienne avant la date limite d’inscription de la session. Pour une session proche, une relance quelques jours après l’envoi est préférable à une attente prolongée.
La relance s’arrête-t-elle quand le devis est signé ?
Oui. Dans Fresh Management, la signature du devis met fin aux relances, tout comme le paiement d’une facture.
Peut-on relancer un OPCO ou un autre financeur ?
Oui. Les relances de Fresh Management peuvent viser les financeurs, en plus des entreprises clientes et des stagiaires.
Combien de relances pour un questionnaire non rempli ?
Fresh Management peut envoyer plusieurs relances successives tant que le questionnaire reste sans réponse. C’est le seul type de relance qui se répète.
Où retrouver les relances envoyées ?
Dans la rubrique dédiée à l’historique des rappels, qui liste les relances parties et leur date.
Voyez une relance de devis partir pendant la démonstration
Partez d’un devis réel, envoyé à une entreprise qui tarde à répondre. Vous voyez la relance automatique partir, s’arrêter à la signature et apparaître dans l’historique des rappels.