Gérez une session de formation de A à Z, sans ressaisie ni fichiers éparpillés
Créer une session, c’est fixer des dates, réserver une salle, affecter un formateur, inscrire des participants, produire les documents, suivre les présences, certifier, facturer. La plupart des organismes répartissent ces opérations entre un agenda, un tableur et une messagerie, et passent leur temps à recoller les morceaux.
Dans Fresh Management, la session est le dossier qui réunit tout cela. Sa planification se génère à partir des modules de la formation, et son profil donne accès aux apprenants, aux émargements, aux coûts, à la certification et à la comptabilité.
Créer une session de formation, étape par étape
- Choisissez le parcours et le mode. Continu, initial, alternance ou e-learning, en présentiel, à distance ou en mixte.
- Renseignez le code et le mode de réalisation. Un code visible en interne, et une session menée en interne, en externe, en sous-traitance ou en partenariat.
- Associez la formation. Pour une session groupée dédiée à une entreprise, vous cochez la case et indiquez le prix affiché par défaut ainsi que le taux de TVA.
- Fixez la date et le lieu. Le lieu reprend l’adresse de votre centre, sauf si vous choisissez une adresse favorite ou en saisissez une autre.
- Validez les modules et ajoutez les documents. Matériel nécessaire, prérequis d’entrée et fichiers propres à la session, accessibles aux apprenants.
- Lancez la planification automatique. Jours travaillés, dates à exclure et horaires par défaut : les événements se génèrent à partir des modules.
- Affectez formateurs et salles. Une case permet d’exclure les ressources déjà planifiées ailleurs, ce qui évite les doubles réservations.
- Vérifiez le récapitulatif. Parcours, dates, lieu, planification, intervenants, salles et prix, avant de créer la session.
La session de formation, en vidéo
Ce que vous pilotez depuis le profil de la session
Une fois la session créée, son profil réunit ce que vous consultiez jusque-là dans plusieurs fichiers.
Les envois groupés partent directement de cette vue : un e-mail à tous les apprenants, à certains d’entre eux, au formateur, aux examinateurs, à l’entreprise ou aux personnes en liste d’attente. Le corps du message se remplit à partir de vos modèles d’e-mail.
Côté présences, la feuille d’émargement circule sur une tablette, ou les apprenants signent depuis leur extranet quand l’option est activée. Le déroulé pédagogique suit le même principe pour le formateur, qui signe à chaque module réalisé. Le détail figure sur les pages émargement électronique et feuille de présence.
Remplir une session sans repartir de zéro
Trois viviers alimentent une session qui n’est pas complète, et ils se trouvent dans son propre profil.
- La liste d’attente accueille les personnes qui ne sont pas encore inscrites définitivement, faute de paiement ou de document. La page liste d’attente détaille ce fonctionnement.
- Les opportunités affichent les prospects intéressés par cette session, intégrables en quelques clics depuis votre suivi commercial.
- Les rattrapages rattachent en un clic les apprenants qui ont échoué à l’examen d’une session précédente.
Le sous-onglet des annulations et abandons conserve la trace des personnes initialement inscrites qui ne suivront pas la formation, information utile pour justifier un écart entre les effectifs prévus et facturés.
Connaître le coût réel et la marge de chaque session
L’onglet des coûts réunit les intervenants de la session et leurs tarifs, au taux horaire, journalier ou au forfait session. Un tarif exceptionnel se définit directement pour un intervenant qui n’en a pas encore, et peut devenir son tarif par défaut.
Les frais de déplacement se calculent à partir de l’adresse de départ de l’intervenant et du lieu de la session : l’itinéraire donne le nombre de kilomètres, que vous ajustez si besoin, puis le coût se calcule selon le prix au kilomètre et le nombre de trajets. Les notes de frais des formateurs complètent ce suivi.
S’y ajoutent les frais annexes propres à la session. En face, la synthèse comptable donne le chiffre d’affaires, le total encaissé et le reste à facturer. La marge se lit alors sans tableur intermédiaire.
Certification, convention et documents
L’onglet de certification permet d’indiquer, apprenant par apprenant, s’il est certifié, ajourné ou absent, et de lui associer un diplôme. Un aperçu provisoire est disponible avant le verrouillage, qui fige la numérotation et reste irréversible. Une fois verrouillés, les diplômes s’envoient par e-mail. La page génération des diplômes détaille la préparation des modèles.
Pour une session entreprise, la convention se crée depuis la session, avec le nom de l’entreprise et le prix préremplis, les apprenants importés de la session et, si nécessaire, un produit additionnel. Les onglets Documents et Questionnaire regroupent enfin tout ce qui a été produit pour cette session, quelle que soit la cible.
Vos questions sur la gestion des sessions de formation
Faut-il créer chaque journée à la main ?
Non. La planification automatique génère les événements à partir des modules de la formation, selon les jours travaillés, les horaires et les dates à exclure que vous indiquez.
Comment éviter d’affecter un formateur déjà occupé ?
Une case permet d’exclure les formateurs et les salles déjà planifiés sur une autre session au même moment.
Peut-on gérer une session dédiée à une entreprise ?
Oui. La session groupée porte le nom de l’entreprise, son prix par défaut et son taux de TVA, et la convention reprend ces éléments.
Comment savoir si une session est rentable ?
L’onglet des coûts réunit les tarifs des intervenants, les frais de déplacement calculés par itinéraire et les frais annexes. La synthèse comptable donne en face le chiffre d’affaires et les encaissements.
Que deviennent les apprenants qui abandonnent ?
L’abandon ou l’annulation se déclare depuis la liste des apprenants, et la trace reste accessible dans le sous-onglet dédié.
Peut-on transférer un apprenant vers une autre session ?
Oui, depuis les actions rapides de sa ligne dans la liste des apprenants.
Créez une de vos sessions pendant la démonstration
Prenez une formation de votre catalogue et une date à venir. Vous créez la session, laissez la planification se générer, affectez un formateur et une salle, puis regardez les coûts et la marge se calculer.