Suivi des paiements : voyez ce qui est réglé, ce qui reste dû et par qui
Dans un organisme de formation, une même session peut être payée par trois sources : l’entreprise pour une partie, un OPCO pour une autre, le stagiaire pour le reste. Trois semaines après, savoir ce qui est encaissé suppose souvent d’ouvrir le compte bancaire et de comparer ligne à ligne.
Fresh Management enregistre chaque règlement sur la facture concernée et réunit tous les paiements reçus et les remboursements émis sur une seule page, filtrable par période.
Ce que fait la validation des paiements dans Fresh Management
Tous les paiements reçus et les remboursements émis sur une seule page
- Ouvrez la rubrique Comptabilité. Depuis le menu principal.
- Cliquez sur Validation des paiements. La liste des paiements enregistrés s’affiche.
- Consultez les paiements des factures officielles. C’est l’affichage par défaut.
- Passez à l’onglet Facture pro forma. Pour les paiements reçus avant l’émission de la facture définitive.
- Ouvrez l’onglet Remboursement. Pour retrouver les remboursements émis, avec les mêmes colonnes et les mêmes actions.
- Filtrez. Par type d’opération et par période, avec une date de début et une date de fin.
Cette vue répond à des questions concrètes : qu’avons-nous encaissé le mois dernier, quels remboursements avons-nous émis ce trimestre, quelles pro forma ont été réglées avant la session.
La consultation des paiements et des remboursements, en vidéo
Ce que le suivi des encaissements change pour un organisme de formation
Un financement partagé entre plusieurs payeurs
Une entreprise règle son reste à charge, l’OPCO verse sa part après la session. Chaque règlement s’enregistre sur la même facture, et le solde restant se lit d’un coup d’œil.
Une pro forma réglée avant la formation
Le paiement reçu sur une facture pro forma apparaît dans son propre onglet, et ne se mélange pas avec les règlements des factures définitives.
Un impayé qui s’installe
Les factures non réglées ressortent du suivi. Les relances automatiques s’arrêtent dès le paiement, et pour les retards qui durent, notre article sur les impayés en organisme de formation détaille les étapes suivantes.
Une correction à passer
Quand une somme doit être rendue, le remboursement est enregistré et se retrouve dans son onglet. Si la facture elle-même doit être corrigée, c’est la facture d’avoir qui intervient.
Vos questions sur le suivi des paiements
Comment enregistrer un paiement reçu ?
Le règlement s’enregistre sur la facture concernée, puis la facture est marquée comme payée.
Peut-on enregistrer un paiement partiel ?
Oui. Plusieurs règlements peuvent être enregistrés sur une même facture, ce qui correspond aux dossiers financés par plusieurs payeurs.
Où voir l’ensemble des paiements reçus ?
Dans Comptabilité, puis Validation des paiements. La page réunit les paiements des factures officielles, ceux des pro forma et les remboursements émis, dans des onglets distincts.
Peut-on filtrer sur une période ?
Oui, avec une date de début et une date de fin, et selon le type d’opération.
Quelle différence entre un remboursement et un avoir ?
Le remboursement est le mouvement d’argent rendu au client. L’avoir est le document comptable qui corrige la facture. Les deux se complètent.
Suivez vos encaissements pendant la démonstration
Partez d’une session financée par une entreprise et un OPCO. Vous enregistrez les deux règlements, constatez le solde restant, puis filtrez la page des paiements sur le mois en cours.