Espace de stockage collaboratif : tous vos fichiers de formation dans Fresh Management
Les documents d’un organisme de formation vivent d’ordinaire à trois endroits : le serveur du bureau, la boîte e-mail de celui qui les a envoyés, et le service de partage utilisé pour dépanner un formateur. Retrouver le bon fichier suppose de se souvenir lequel des trois a servi cette fois-là.
Dans Fresh Management, ces fichiers vivent au même endroit que l’activité qu’ils documentent. Vous les rangez dans des dossiers, vous les cherchez, et vous donnez accès à ceux qui en ont besoin.
Ce que Fresh Management stocke pour vous
Documents internes à votre organisme, supports destinés aux formateurs, fichiers partagés avec les apprenants : l’espace accueille les uns et les autres, sans qu’il faille choisir entre un stockage professionnel et un service grand public.
L’espace de stockage, en vidéo
Savoir laquelle est la bonne
C’est le problème que règle la gestion des versions. Un support remanié après une session, un règlement intérieur mis à jour, une trame corrigée : sans historique, plusieurs fichiers portent des noms voisins et personne ne sait lequel fait foi.
Avec les versions successives conservées, la dernière est la référence, et les précédentes restent consultables. C’est utile au quotidien, et davantage encore lors d’un contrôle, quand il faut montrer ce qui était en vigueur à une date donnée.
Pour les documents que vous produisez dans le logiciel, l’éditeur de document et les modèles de documents prennent le relais.
Partager sans ouvrir l’ensemble
L’accès aux fichiers se donne par autorisation. Un formateur voit ce que vous mettez à sa disposition, un apprenant les supports de sa formation, votre équipe ce que son poste exige.
Cette logique prolonge celle des droits des utilisateurs, et évite la pratique la plus répandue : le lien de partage envoyé par e-mail, qui continue de fonctionner longtemps après le départ de son destinataire.
Côté extranets, les fichiers destinés aux apprenants et aux intervenants se retrouvent dans leurs espaces respectifs, décrits sur les pages extranet apprenant et extranet formateur.
Ce que les organismes y rangent
- Les supports de formation mis à disposition des formateurs et des apprenants, comme le décrit la page supports pédagogiques.
- Les documents de l’organisme : règlement intérieur, procédures internes, trames de travail.
- Les pièces administratives qui ne dépendent d’aucune session : attestations d’assurance, déclaration d’activité, certificat Qualiopi.
- Les preuves transverses que vous présenterez en audit et qui ne se rattachent pas à un dossier en particulier.
Ce dernier point compte au moment de préparer un audit : ce qui est rangé à côté de l’activité se retrouve, ce qui dort sur un poste de travail se cherche.
Vos questions sur l’espace de stockage
Que peut-on y déposer ?
Vos documents internes comme les fichiers partagés avec vos formateurs et vos apprenants.
Peut-on organiser les fichiers ?
Oui, en dossiers, avec une recherche pour retrouver un fichier sans parcourir l’arborescence.
Les versions sont-elles conservées ?
Oui. La dernière version fait référence, les précédentes restent consultables.
Qui accède aux fichiers ?
Les personnes que vous autorisez, selon leur rôle et leurs besoins.
Faut-il un service de stockage en plus ?
Pour vos fichiers de formation, non. Ils restent avec l’activité qu’ils documentent, plutôt que dans un service séparé.
Rangez vos fichiers pendant la démonstration
Pensez aux documents que votre équipe s’échange par e-mail chaque semaine. Vous les déposez dans l’espace, créez les dossiers correspondants et donnez les accès à qui de droit.