Facturation pour organisme de formation : de la session à la facture électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour un organisme de formation, la facturation change donc de nature : elle ne se résume plus à éditer un PDF et à l’envoyer par e-mail.
Dans Fresh Management, la facture part du dossier de formation, reprend la session, les apprenants et le financeur, puis s’émet et se reçoit au format électronique via un prestataire agréé.
Ce que fait la facturation de Fresh Management
La facture prolonge le devis, la convention et la session, et prépare vos exports comptables.
La chaîne commerciale reste continue : le devis donne la convention, la convention donne la facture pro forma, puis la facture définitive. En cas d’erreur, l’émission d’avoirs corrige sans effacer la trace, et les exports comptables transmettent le tout à votre comptable.
Facturation électronique : ce qui s’applique à votre organisme
La réforme distingue deux obligations, et cette distinction change tout pour un OF.
- Recevoir : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille.
- Émettre : depuis la même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, l’obligation d’émission s’applique à compter du 1er septembre 2027.
La plupart des organismes de formation relèvent donc de la seconde catégorie : ils doivent déjà recevoir les factures de leurs fournisseurs au format électronique, et disposent d’un délai pour l’émission. Le calendrier officiel est détaillé sur le site du ministère de l’Économie.
Activer la facturation électronique dans Fresh Management
- Ouvrez le paramétrage. Onglet Configuration, puis Paramétrage global et rubrique E-facturation.
- Renseignez vos informations légales. Numéro de SIRET, numéro de TVA et catégorie d’entreprise, qui détermine vos obligations.
- Choisissez votre mode d’utilisation. Gérer toute la facturation électronique dans Fresh Management, uniquement recevoir, uniquement émettre, ou les deux.
- Inscrivez-vous auprès du prestataire. Pour émettre, une inscription auprès d’Eopol, partenaire de Fresh Management, se fait via le lien généré dans le paramétrage.
- Émettez vos factures. Une fois l’inscription finalisée, vos factures se transmettent électroniquement depuis Fresh Management.
Au moment d’éditer une facture, vérifiez que le destinataire a bien un SIRET et un numéro de TVA : c’est ce qui permet de le retrouver dans l’annuaire de la facturation électronique. Si ce client exige des mentions particulières en en-tête, par exemple un numéro de marché ou de bon de commande, saisissez-les une fois : elles seront préremplies sur ses factures suivantes.
La facturation électronique dans Fresh Management, en vidéo
Le paramétrage, l’inscription auprès du prestataire, l’émission d’une facture et le traitement des factures reçues.
Suivre les factures émises et traiter les factures reçues
Après émission, le statut de la facture indique si elle a bien été transmise. Les avoirs et les factures rectificatives suivent le même chemin, ce qui évite d’avoir une facture électronique corrigée par un document papier.
Les factures reçues de vos fournisseurs arrivent dans la rubrique dédiée. Vous ouvrez le PDF, puis vous fixez le statut selon votre organisation : à valider, validée, rejetée. Votre comptable retrouve ainsi des factures classées, et non un dossier d’e-mails.
Pour les dossiers financés, la facturation OPCO et Chorus Pro suit ses propres règles, détaillées sur sa page.
Vos questions sur la facturation d’un organisme de formation
Mon organisme est-il concerné par la facturation électronique ?
Oui. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’applique depuis cette date aux grandes entreprises et aux ETI, et à partir du 1er septembre 2027 aux PME, TPE et micro-entreprises.
Comment activer la facturation électronique dans Fresh Management ?
Dans Configuration, puis Paramétrage global et E-facturation. Renseignez SIRET, numéro de TVA et catégorie d’entreprise, choisissez votre mode d’utilisation, puis inscrivez-vous auprès du prestataire via le lien généré.
Faut-il s’inscrire auprès d’un prestataire ?
Pour émettre des factures électroniques, oui. Fresh Management génère le lien d’inscription auprès de son partenaire Eopol.
Que faut-il vérifier avant d’envoyer une facture électronique ?
Que le destinataire dispose d’un SIRET et d’un numéro de TVA, sans quoi il ne peut pas être identifié dans l’annuaire de facturation électronique.
Les avoirs sont-ils transmis électroniquement ?
Oui. Les avoirs et les factures rectificatives se créent de la même façon et suivent la même voie de transmission.
Où arrivent les factures reçues ?
Dans la rubrique Factures reçues. Vous consultez le PDF et vous attribuez un statut : à valider, validée ou rejetée.
Préparez votre facturation électronique pendant la démonstration
Munissez-vous de votre SIRET et de votre numéro de TVA. Pendant la démonstration, vous parcourez le paramétrage de l’e-facturation, émettez une facture depuis une session et consultez son statut.