Rappels internes : ne comptez plus sur votre mémoire pour les échéances
Rappeler ce client dans trois semaines, vérifier qu’un dossier de financement est complet avant la session, relire un programme avant l’audit. Ces échéances finissent sur un post-it, dans un agenda personnel, ou nulle part. Et lorsque le dossier change de mains, plus personne ne sait qu’elles existaient.
Les rappels de Fresh Management se posent sur les dossiers eux-mêmes, se confient à un collègue si nécessaire, et arrivent à leur destinataire par notification et par e-mail.
Ce que font les rappels dans Fresh Management
Deux mécanismes coexistent donc. Les rappels que vous créez vous-même, pour une action précise sur un dossier précis. Et ceux que le logiciel déclenche à l’approche d’un événement, sans que personne ait à y penser.
Poser une échéance là où elle sera utile
Un rappel prend tout son sens quand il est attaché à ce qu’il concerne. Rappelé sur la fiche du prospect, il s’accompagne de l’historique des échanges. Posé sur une session, il s’ouvre à côté des inscrits et des documents.
Quelques usages qui reviennent dans tous les organismes :
- Relancer un prospect qui a demandé à être recontacté après son budget de rentrée.
- Vérifier un dossier de financement quelques jours avant la session, quand il est encore temps de réagir.
- Préparer une échéance annuelle, dépôt du BPF ou audit de surveillance, en posant le rappel plusieurs semaines avant.
- Suivre une réclamation, en fixant la date à laquelle vous vérifierez que la réponse a été apportée.
Le rappel attribué à un collègue devient une consigne datée plutôt qu’une demande orale. C’est utile quand la charge se répartit entre plusieurs personnes, et indispensable quand elle se transmet.
Les rappels, en vidéo
Ce que le logiciel signale de lui-même
Certains rappels ne devraient jamais dépendre de quelqu’un. Le logiciel en déclenche à l’approche d’événements de votre activité, indépendamment des e-mails automatiques envoyés à vos apprenants, formateurs et entreprises.
Ils complètent les autres signaux du logiciel : les alertes de saturation quand une limite approche, les écarts comptables quand une facture manque, et la veille des habilitations avant l’expiration d’une qualification.
Rappel, notification, tâche et e-mail automatique
Quatre fonctions voisines, quatre rôles :
- Le rappel annonce une échéance à venir, pour vous ou un collègue.
- La notification signale un événement qui vient de se produire, et se retrouve dans le centre de notifications.
- La tâche vit dans la to-do list, avec ou sans date, et se coche quand elle est faite.
- L’e-mail automatique part vers l’extérieur : apprenants, formateurs, entreprises.
Vos questions sur les rappels
Peut-on attribuer un rappel à un collègue ?
Oui. Un rappel peut être créé pour vous-même ou pour un autre utilisateur.
Comment le rappel parvient-il à son destinataire ?
Par notification dans le logiciel et par e-mail.
Existe-t-il des rappels automatiques ?
Oui, déclenchés par le logiciel à l’approche d’événements de votre activité, en complément des rappels que vous créez.
Quelle différence avec une notification ?
La notification signale ce qui vient d’arriver. Le rappel annonce ce qui approche.
Quelle différence avec une tâche ?
La tâche se coche quand elle est faite et peut exister sans date. Le rappel se déclenche à une date et une heure.
Posez vos rappels pendant la démonstration
Pensez à ce que vous avez failli oublier le mois dernier : une relance, un dossier de financement, une échéance annuelle. Vous posez le rappel correspondant, l’attribuez à la bonne personne et voyez comment il lui parvient.