Automatisez votre gestion administrative : conventions, convocations, BPF en 1 clic

Un responsable administratif d’organisme de formation passe en moyenne 8 heures par semaine à créer, envoyer et archiver des documents : conventions, convocations, attestations, feuilles de présence, factures, BPF. Ce sont des tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, et pourtant indispensables à votre conformité et à votre trésorerie.

Fresh Management automatise l’intégralité de cette production documentaire. Chaque document est généré depuis les données déjà saisies dans le logiciel. Vous ne ressaisissez jamais les mêmes informations deux fois.

Les documents générés automatiquement par Fresh Management

Dès que vous créez une session dans Fresh Management, le logiciel dispose de toutes les informations nécessaires pour générer l’ensemble de vos documents réglementaires et commerciaux. Voici la liste des documents pré-renseignés sur Fresh Management, vous pouvez enrichir, sans limite la liste et chaque document est 100% personnalisable une fois pour toutes :

Document (que vous pouvez personnaliser librement)	Destinataire (que vous pouvez choisir librement)
Convention de formation	Client / financeur
Convocation apprenant	Apprenant
Feuille de présence	Apprenant / formateur
Attestation d’entrée en formation	Apprenant / financeur
Attestation de fin de formation	Apprenant
Diplôme / certificat	Apprenant
Devis	Client
Facture proforma	Client / financeur
Facture	Client / financeur
Avoir	Client
Bilan Pédagogique et Financier (BPF)	DREETS
Questionnaire de satisfaction	Apprenant
Questionnaire de positionnement	Apprenant
Convention de sous-traitance	Sous-traitant

Chaque document est personnalisable depuis l’éditeur de document de Fresh Management. Vous adaptez les modèles à votre charte graphique une seule fois. Ensuite, le logiciel génère les documents remplis automatiquement pour chaque session et chaque apprenant.

Comment Fresh Management génère vos documents automatiquement

Le principe est simple : chaque information saisie une seule fois dans Fresh Management alimente automatiquement tous les documents qui en ont besoin.

Vous créez une session avec le nom de la formation, les dates, le formateur et les apprenants inscrits. Fresh Management dispose alors de toutes les données nécessaires pour générer la convention (nom du client, intitulé de la formation, dates, lieu, prix, financeur), la convocation (nom de l’apprenant, adresse de la session, horaires), la feuille de présence (liste des apprenants, dates des séances) et la facture (montant, TVA, destinataire).

Jusqu’à 8 heures par semaine récupérées sur l’administratif

Nos clients constatent en moyenne un gain de 8 heures par semaine sur les tâches administratives répétitives dès le premier mois. Ce temps est récupéré sur la génération et l’envoi des conventions, la création des convocations, la saisie des feuilles de présence, la rédaction des factures et la constitution des dossiers de financement OPCO.

Pour une responsable administrative qui gère 10 sessions par mois avec 12 apprenants en moyenne, ce sont environ 360 à 600 documents par mois générés automatiquement au lieu d’être créés manuellement. À raison de 3 minutes par document en moyenne, le gain est de 30 heures mensuelles.

Des documents conformes aux obligations réglementaires

Chaque document généré par Fresh Management intègre les mentions obligatoires requises par la réglementation de la formation professionnelle. La convention de formation contient les 7 mentions obligatoires de l’article L6353-1 du Code du travail. La feuille de présence est horodatée et infalsifiable. L’attestation de fin de formation mentionne les objectifs, la durée et les résultats de l’évaluation.

Pour les organismes certifiés Qualiopi, chaque document généré constitue une preuve archivée automatiquement dans le dossier de la session. Le jour de l’audit, vous exportez l’ensemble des justificatifs en quelques secondes. Consultez notre page logiciel conforme Qualiopi pour voir la couverture complète des 32 indicateurs.

Les fonctionnalités Fresh Management liées à l’automatisation administrative

Génération automatique des conventions. Conventions de formation générées depuis la fiche session, signées électroniquement, archivées dans le dossier client.

BPF automatique. Le Bilan Pédagogique et Financier se remplit en temps réel depuis vos données d’activité. Fini la reconstitution manuelle en fin d’année.

Émargements électroniques. Feuilles de présence dématérialisées, signées sur smartphone ou tablette, horodatées et archivées automatiquement.

Modèles de documents. Personnalisez vos modèles une seule fois. Fresh Management génère ensuite les documents remplis pour chaque session.

Éditeur de documents. Créez et modifiez vos modèles directement dans Fresh Management, avec les champs dynamiques qui se remplissent automatiquement.

E-mails automatiques. Convocations, confirmations, rappels de session, demandes de satisfaction : chaque étape déclenche l’e-mail correspondant sans intervention manuelle.