FAQ Fresh Management : toutes vos questions

Un logiciel de gestion en ligne conçu pour les organismes de formation. Il réunit dans un même outil la gestion administrative (conventions, convocations, émargements, documents réglementaires), la gestion commerciale (CRM, devis, suivi des prospects), la gestion financière (factures, règlements, tableaux de bord) et la gestion pédagogique (parcours des apprenants, évaluations, preuves Qualiopi).

Aux formateurs indépendants qui structurent leur activité, aux organismes qui développent leur équipe, aux organismes certifiés qui gèrent du CPF et des financements, et aux structures qui pilotent plusieurs centres. Les trois formules correspondent à ces situations.

Oui, pour tout ce qui touche à la gestion d’un organisme. Une information saisie une fois alimente les documents et les étapes qui suivent : le devis devient l’inscription, l’inscription produit la convention et la convocation, la session alimente la feuille de présence puis la facture, et l’activité de l’année alimente le bilan pédagogique et financier. C’est la ressaisie qui disparaît, pas seulement le tableur.

Le mode de facturation, d’abord : nous comptons les personnes de votre administration qui travaillent dans le logiciel. Vos formateurs, vos jurys d’examen et vos apprenants disposent de leurs extranets sans jamais être comptés, quel que soit leur nombre. Ensuite, le support et l’accompagnement sont assurés en France par notre équipe. Enfin, le logiciel est construit avec des professionnels de la formation, sur les obligations réelles du secteur.

Nous publions des comparatifs sourcés et datés, avec les tarifs des deux éditeurs et les points sur lesquels ils nous devancent : face à Digiforma, face à Queoval, face à Dendreo et face à SmartOF. Comparez sur votre effectif administratif et votre volume d’apprenants, ce sont eux qui font la différence de prix.

Non. Fresh Management fonctionne dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Vos formateurs et vos apprenants accèdent à leurs espaces de la même façon, sans application à télécharger.

Le CRM et le suivi des prospects, les formations, sessions et plannings, le catalogue en ligne, l’émargement dématérialisé, les devis, factures, proformas et avoirs, la production des documents et des diplômes, les questionnaires et les évaluations, les extranets apprenant et formateur, les tableaux de bord, le bilan pédagogique et financier, ainsi que les connexions aux portails. Le détail figure sur la page toutes les fonctionnalités, et leur répartition par formule dans le comparatif des tarifs.

Le créneau de signature s’ouvre automatiquement à l’heure prévue dans la session. Les apprenants signent sur une tablette qui circule, sur un téléphone du centre ou sur leur propre téléphone, depuis leur extranet et sans application. À distance, la demande de signature leur parvient par e-mail, par SMS ou dans leur extranet. Le formateur voit en direct qui a signé et relance les autres.

Oui, à partir de la formule Pro : devis, proformas, factures et avoirs, validation des paiements, alertes sur les conflits comptables, exports vers votre comptabilité. La facturation électronique aux normes est facturée 0,10 € par facture en Pro et incluse en Premium.

Oui. Le planning réunit vos sessions, vos formateurs et vos salles sur une même vue, et signale les ressources déjà planifiées au moment de les affecter. Vos formateurs déclarent eux-mêmes leurs indisponibilités depuis leur extranet.

Avec la formule Pro, chaque centre supplémentaire s’ajoute à 49 € HT par mois, sans changer de formule ni ouvrir un second compte. Avec Premium, les centres sont illimités, sans supplément. La formule Solo comprend un seul centre.

Oui, à partir de la formule Pro. La signature électronique s’applique à vos documents contractuels comme à vos émargements, sur tablette et sur smartphone.

Oui. Depuis la session, vous générez un QR code nominatif par apprenant, pour un créneau ou pour toute la journée. Chacun le scanne avec son téléphone, signe et valide, et la signature apparaît aussitôt sur la feuille d’émargement. Les QR codes servent aussi à faire remplir un document ou répondre à un questionnaire.

Oui. Un QR code infalsifiable est apposé sur les diplômes et les attestations : un employeur ou un financeur peut vérifier l’authenticité du document sans vous appeler.

Oui, avec la formule Premium. Si vous êtes organisme certificateur, vous ouvrez vos titres à des centres partenaires et suivez leur activité, avec le suivi automatique de l’insertion professionnelle des certifiés attendu par France compétences.

Pas aujourd’hui. Le logiciel gère votre activité de formation, pas la diffusion de contenus en ligne. Un LMS est en cours de développement pour la formule Premium. Si votre activité repose principalement sur le e-learning, dites-le-nous dès la démonstration : nous vous dirons franchement si nous sommes le bon outil.

Un LMS héberge et diffuse vos contenus pédagogiques aux apprenants. Un logiciel de gestion pilote votre organisme : prospects, sessions, documents, présences, facturation, preuves qualité et déclarations. Les deux se complètent, ils ne se remplacent pas.

Oui, depuis le navigateur, sans application à installer. C’est le cas notamment des émargements, que vos apprenants signent sur leur propre téléphone.

Plusieurs sont en cours de développement : le CRM avec tunnel de vente intégré et l’envoi de SMS pour les formules Pro et Premium, puis, pour Premium, la veille légale et réglementaire, le LMS, la newsletter, la synchronisation d’agenda externe, l’espace entreprise, les connexions OPCO, Kairos et Chorus Pro, l’API Fresh Management, la synchronisation bancaire et les agents IA. Avec Premium, elles sont toutes incluses dès leur sortie, sans surcoût. Les dates de mise à disposition se précisent au fil du développement : demandez-les à notre équipe pour ce qui vous intéresse.

Il vous aide à produire et à centraliser vos preuves au moment où la formation a lieu : analyse du besoin, positionnement, émargements, évaluations, recueil des appréciations, traitement des réclamations, suivi des compétences de vos intervenants. L’accompagnement Qualiopi et l’analyse qualité figurent dans la formule Premium. Un logiciel ne certifie pas : c’est votre organisme qui est audité, et c’est la réalité de vos pratiques qui est examinée.

Oui, à partir de la formule Pro, sur la base des données saisies au fil de l’année. Vous ne reconstituez plus vos chiffres à la main avant l’échéance, et les montants proviennent de votre activité réelle.

Oui, avec la formule Premium : le catalogue EDOF et l’accrochage à la Caisse des Dépôts se font par échange entre les deux systèmes, sans ressaisie. La connexion FORPREV, utile aux organismes habilités par l’INRS, figure dans la même formule.

Oui, avec la formule Premium. Une fois votre compte du portail connecté, vous déclarez les apprenants certifiés depuis la session, par envoi direct, par import en masse ou par fichier CSV, après avoir vérifié chaque numéro de Sécurité sociale auprès du portail. Les statuts et l’historique de vos déclarations restent consultables dans le logiciel. Le parcours complet figure sur la page déclaration au passeport de prévention.

Oui. Les données de vos apprenants, de vos formateurs et de vos clients sont hébergées en France, et vous y accédez à tout moment. La conformité RGPD figure dans les trois formules, Solo comprise.

Ces trois connexions sont en cours de développement pour la formule Premium. En attendant, vous suivez vos financements externes dans le logiciel et préparez les éléments à déposer sur chaque portail.

Non, aucun texte ne l’impose. Ce sont vos obligations qui le sont : bilan pédagogique et financier annuel, traçabilité des présences, documents contractuels, preuves à produire en cas de certification ou de contrôle. Un logiciel ne remplace pas ces obligations, il évite d’avoir à les reconstituer après coup.

Elle est disponible aux normes, via un raccordement à une plateforme agréée : 0,10 € par facture avec la formule Pro, incluse avec Premium.

Trois formules, hors taxes et par mois, sans engagement : Solo à 39 €, Pro à 69 € et Premium à 99 €. Avec un engagement de deux ans, elles descendent à 27 €, 48 € et 69 €. Chacune comprend un utilisateur, et la mise en service est facturée 1 990 € HT une seule fois. Le détail formule par formule figure sur la page tarifs.

Les personnes de votre équipe qui travaillent dans le logiciel : celles qui créent les sessions, inscrivent les stagiaires ou établissent les factures. Le premier est compris dans la formule. En Pro et en Premium, les suivants s’ajoutent à partir de 48 € HT et de 69 € HT par mois, selon la durée d’engagement. La formule Solo est limitée à un utilisateur. Vos formateurs, vos jurys et vos apprenants ne sont jamais comptés.

Non. Les trois formules existent sans engagement, résiliables à la fin de chaque mois. Un engagement ouvre une remise identique pour toutes les formules : 20 % sur un an, 30 % sur deux ans. L’abonnement de la durée choisie est alors réglé d’avance, en une seule fois, et ne se renouvelle pas automatiquement.

Oui : 1 990 € HT, facturés une seule fois à l’ouverture de votre espace, quelle que soit la formule, et réduits de moitié si vous êtes déjà client. Ils couvrent le paramétrage, la reprise de vos contacts et la formation de vos utilisateurs.

Un utilisateur dans les trois cas. Un centre et 3 Go de stockage en Solo, un centre et 5 Go en Pro, des centres illimités et 10 Go en Premium. Les e-mails sont facturés à l’usage, au tarif de votre formule.

Tout figure sur un relevé détaillé en fin de mois. Les e-mails sont facturés au réel : 0,02 € l’unité en Solo, 0,015 € en Pro, 0,01 € en Premium. Le stockage au-delà du volume inclus coûte 1 € le Go en Solo, 0,80 € en Pro et 0,60 € en Premium. Vous ne payez donc pas d’avance une capacité que vous n’utiliserez pas.

Oui, à tout moment, en conservant vos données. Vous démarrez avec ce dont vous avez besoin aujourd’hui et vous passez à la formule supérieure quand votre activité évolue.

Par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Les abonnements avec engagement sont réglés d’avance et ne se renouvellent pas automatiquement : à l’échéance, vous décidez de reconduire ou non.

Oui. La démonstration se fait avec un membre de notre équipe, sur vos propres cas : vos formations, vos documents, vos financeurs. Vous repartez avec la formule qui correspond à votre organisation et son coût réel.

Non. Le logiciel est conçu pour des professionnels de la formation, avec des parcours guidés et une équipe joignable si vous bloquez. L’accompagnement à la prise en main et la formation en ligne sont compris à partir de la formule Pro.

Oui. Vos contacts, entreprises, apprenants et prospects sont importés après validation du format de votre fichier, et notre équipe vous accompagne pendant cette reprise. La transition se fait sans interrompre votre activité.

Oui. La formule Solo est prévue pour cela : formations, sessions, plannings, catalogue en ligne, émargement, CRM et formulaire d’inscription sur votre site, pour 39 € HT par mois sans engagement, ou 27 € avec un engagement de deux ans. Le jour où quelqu’un vous rejoint, vous passez en Pro sans migration.

Parce que la dispersion a un coût invisible : le temps passé à ressaisir les mêmes informations, les écarts entre un devis, une convention et une facture, et les preuves Qualiopi à reconstituer avant l’audit. Tout part ici d’une saisie unique.

Oui, à partir de la formule Pro, et sans coût supplémentaire. Le formateur retrouve ses sessions, ses documents et son émargement, l’apprenant ses informations, ses ressources et ses questionnaires.

Le support par e-mail avec la formule Solo, par e-mail et depuis la plateforme avec Pro, et un support téléphonique dédié avec Premium, qui donne aussi accès à des créneaux d’accompagnement à la demande.

En France. Vous parlez à des personnes qui connaissent le métier des organismes de formation et vos obligations.

Écrivez-nous depuis la page contact ou réservez une démonstration : nous répondons directement à votre situation plutôt qu’à un cas général.