Accès formateur et stagiaire : collaborez en ligne, chacun avec ce qui le concerne
Une formation met en présence des personnes qui n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes droits. Le stagiaire veut ses documents et ses supports. Le formateur veut sa salle, ses horaires et sa liste de participants. L’entreprise cliente veut savoir où en est son dossier. Votre assistante, elle, a besoin de tout, sauf peut-être des montants.
Fresh Management ouvre à chacun un accès distinct, limité à ce qui le regarde. Personne n’a besoin de passer par votre secrétariat pour une information qui existe déjà, et personne ne voit ce qui ne lui est pas destiné.
Trois familles d’accès, trois usages
Les deux extranets s’adressent aux personnes extérieures à votre équipe. Les droits des utilisateurs concernent celles qui travaillent dans le logiciel au quotidien : direction, assistante, responsable pédagogique, comptable.
Les extranets, en vidéo
Ce que le stagiaire trouve dans son espace
Les ressources de sa formation, les documents qui lui sont destinés et ses questionnaires. Quand vous l’activez sur la session, il signe aussi son émargement depuis cet espace, ce qui règle la question des signatures à distance.
L’intérêt principal se mesure après la formation : le stagiaire qui cherche son attestation ou le support vu en séance le retrouve seul. Le détail figure sur la page extranet apprenant.
Ce que l’intervenant gère depuis le sien
Ses sessions et leur planning détaillé, la liste des apprenants avec leurs présences et leurs prérequis validés, la feuille d’émargement et le déroulé pédagogique, les documents à consulter ou à signer, et ses indisponibilités.
Un formateur externe qui dispose de cet accès cesse d’appeler la veille pour connaître sa salle. La page extranet formateur détaille chaque fonction.
Et pour vos collaborateurs
Les membres de votre organisme n’ont pas tous besoin des mêmes informations. Les droits des utilisateurs limitent l’accès selon le rôle de chacun, et le journal d’activité conserve la trace des actions effectuées.
Cette distinction compte au-delà du confort. Le principe de minimisation, posé par le règlement européen sur la protection des données, veut que chacun n’accède qu’aux données nécessaires à sa mission. Un accès réglé par rôle en est l’application concrète.
Vos questions sur les accès
Faut-il installer une application ?
Non. Les accès se font depuis un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone.
Un stagiaire voit-il les informations des autres participants ?
Son espace lui donne accès à ce qui le concerne : les ressources de sa formation, ses documents et ses questionnaires.
Un formateur voit-il toute l’activité de l’organisme ?
Non. Il accède aux sessions sur lesquelles il est planifié et à ce qui s’y rattache.
Comment limiter ce que voit un collaborateur ?
Par les droits des utilisateurs, qui définissent les accès selon le rôle de chacun dans l’organisme.
Voyez les trois points de vue pendant la démonstration
Demandez à voir successivement l’écran d’un apprenant, celui d’un formateur et celui d’un collaborateur. C’est la façon la plus rapide de vérifier que chacun aura ce qu’il lui faut.