Indicateur 16 Qualiopi : respecter les exigences de l’autorité de certification

L’indicateur 16 Qualiopi souffre d’un malentendu de vocabulaire qui piège beaucoup de directeurs d’organisme. Le mot certification y apparaît, et l’esprit file aussitôt vers Qualiopi. Erreur. L’indicateur 16 ne parle pas de votre certification Qualiopi, il parle des certifications professionnelles que vous préparez, celles inscrites au RNCP ou au répertoire spécifique. Ce sont deux univers distincts, et les confondre fait perdre un temps précieux en préparation d’audit.

Cet article lève d’abord cette ambiguïté, puis détaille ce que l’indicateur 16 attend réellement, les preuves à présenter et les écueils les plus fréquents.

Ce que vérifie l’indicateur 16 du critère 2

Le libellé officiel et le niveau attendu

L’indicateur 16 appartient au critère 2 du Référentiel National Qualité (RNQ), celui de l’identification précise des objectifs des prestations et de leur adaptation aux publics. Son énoncé : le prestataire respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose.

Le niveau attendu : l’organisme respecte rigoureusement toutes les directives et conditions fixées par l’organisme certificateur de la certification professionnelle préparée. Autrement dit, quand vous préparez vos apprenants à un titre, un diplôme ou une certification, vous ne fixez pas vos propres règles. Vous appliquez celles de l’autorité qui délivre la certification, à la lettre.

Un indicateur spécifique aux formations certifiantes

L’indicateur 16 ne s’applique pas à tout le monde. Il est spécifique, au même titre que les indicateurs 3 et 7. Il ne concerne que les organismes dont les formations préparent à une certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique. Si vos formations ne débouchent sur aucune certification professionnelle, l’indicateur 16 est sans objet, l’auditeur le classe non applicable.

Concrètement, dès que vous présentez des candidats à une certification professionnelle, que ce soit via le RNCP ou le répertoire spécifique, vous entrez dans le périmètre de l’indicateur 16.

Certification Qualiopi, certification professionnelle : ne pas confondre

C’est la distinction qui débloque tout le reste. Deux notions portent le même mot et désignent des réalités opposées.

Votre certification Qualiopi atteste de la qualité de votre processus de formation. Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac, qui vient auditer votre organisme. C’est la démarche dans laquelle s’inscrit cet article.

La certification professionnelle, elle, est la qualification que vos apprenants obtiennent à l’issue de leur formation. Un titre professionnel, un diplôme, un certificat RNCP ou RS. Elle est délivrée par une autorité de certification, aussi appelée organisme certificateur de la certification, qui peut être un ministère, une branche professionnelle, une chambre consulaire ou un organisme privé enregistré auprès de France compétences.

L’indicateur 16 ne concerne que ce second univers. Il vérifie que, lorsque vous présentez vos candidats à une certification professionnelle, vous respectez les règles de l’autorité qui la délivre. Quand vous lisez organisme certificateur dans le libellé de l’indicateur 16, comprenez autorité de certification professionnelle, et non certificateur Qualiopi.

Quelles exigences formelles devez-vous respecter

Les exigences varient selon chaque certification, mais elles se regroupent en trois familles.

La convention ou l’habilitation avec l’autorité de certification

La plupart des certifications professionnelles ne peuvent être préparées que par des organismes habilités. Vous devez donc disposer d’une convention, d’une habilitation ou d’un partenariat formel avec l’autorité de certification, et respecter le cahier des charges qu’elle impose. Sans ce lien formalisé, vous ne pouvez tout simplement pas présenter de candidats. La gestion des titres RNCP en partenariat repose précisément sur ces conventions d’habilitation.

Les conditions d’inscription et de passage des candidats

L’autorité de certification fixe les prérequis d’accès, les modalités d’inscription des candidats, le calendrier des sessions d’examen, le référentiel d’évaluation et les conditions de passage. Votre rôle est de garantir que chaque candidat présenté remplit ces conditions et que les épreuves se déroulent selon les règles définies. Vous appliquez un cadre, vous ne l’inventez pas.

La remontée des résultats et la délivrance

Après les épreuves, l’autorité de certification attend généralement une remontée des résultats dans un format et des délais précis, avant de délivrer officiellement la certification. Le respect de cette procédure de remontée fait partie intégrante des exigences formelles vérifiées par l’indicateur 16.

Les preuves attendues lors de l’audit

L’auditeur cherche à vérifier que le lien avec l’autorité de certification est réel, formalisé et respecté. Les pièces le plus souvent présentées :

• la convention, l’habilitation ou le contrat de partenariat avec l’autorité de certification ;
• le référentiel de la certification et son cahier des charges ;
• les preuves de respect des conditions d’inscription et des prérequis des candidats ;
• le calendrier des sessions et les modalités de passage appliquées ;
• les preuves de remontée des résultats à l’autorité de certification ;
• les attestations ou parchemins de certification délivrés aux candidats.

Si vous accueillez un public en situation de handicap, vous démontrez aussi que les aménagements d’épreuves prévus par l’autorité de certification ont été demandés et mis en œuvre.

Indicateur 16 et indicateur 3 : process et résultat

Les deux indicateurs touchent à la certification professionnelle, mais sous deux angles complémentaires qu’il ne faut pas mélanger.

L’indicateur 3 porte sur le taux d’obtention des certifications visées. C’est un indicateur de résultat : combien de vos candidats ont effectivement décroché leur certification. L’indicateur 16, lui, porte sur le respect du processus imposé par l’autorité de certification, en amont du résultat. Le 16 vérifie que vous jouez selon les règles, le 3 mesure ce que vous obtenez en jouant. Un organisme peut très bien respecter scrupuleusement les exigences formelles (indicateur 16 conforme) tout en ayant un taux d’obtention perfectible (sujet de l’indicateur 3). Les deux s’évaluent séparément.

Les non-conformités les plus fréquentes sur l’indicateur 16

Trois situations reviennent. La première : l’absence de convention ou d’habilitation formalisée avec l’autorité de certification, alors que l’organisme présente des candidats. C’est le manquement le plus grave, car il remet en cause la légitimité même de la préparation. La deuxième : le non-respect des conditions de passage, par exemple présenter des candidats qui ne remplissent pas les prérequis fixés par le certificateur. La troisième : une remontée des résultats incomplète ou hors délai, qui rompt la procédure imposée.

S’ajoute la confusion de périmètre déjà évoquée : un organisme qui présente sa certification Qualiopi comme preuve de l’indicateur 16, alors que l’auditeur attend le lien avec l’autorité de la certification professionnelle. Pour un panorama des exigences souvent mal interprétées, notre article sur les indicateurs Qualiopi souvent mal compris prolonge cette lecture.

Gérer vos titres et partenariats de certification avec un logiciel de gestion

La conformité à l’indicateur 16 repose sur une capacité de suivi : savoir, pour chaque certification que vous préparez, quelle convention vous lie à l’autorité, quels candidats ont été présentés, dans quelles conditions, et comment les résultats ont été remontés. Multipliez les certifications et les partenariats, et ce suivi devient un point de fragilité.

Un logiciel de gestion d’organisme de formation centralise ce pilotage. Avec Fresh Management, vous suivez vos titres et vos certifications, vous gérez les conventions avec vos partenaires certificateurs et vous conservez les pièces qui prouvent le respect des exigences formelles. La gestion des titres RNCP en partenariat et la gestion des partenaires et centres certifiés organisent ces relations, et l’ensemble s’inscrit dans une gestion administrative pensée pour la conformité Qualiopi. Le jour de l’audit, vous retrouvez la convention et les preuves de passage pour chaque certification concernée.

Réserver une démo de Fresh Management vous permet de voir comment ce suivi se met en place pour votre organisme.

FAQ

L’indicateur 16 Qualiopi s’applique-t-il à tous les organismes de formation ? Non. C’est un indicateur spécifique aux organismes dont les formations préparent à une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au répertoire spécifique. Si vos formations ne débouchent sur aucune certification, il est classé non applicable, comme les indicateurs 3 et 7.

Quelle différence entre la certification Qualiopi et la certification professionnelle ? La certification Qualiopi atteste de la qualité de votre processus de formation et est délivrée par un certificateur accrédité Cofrac. La certification professionnelle est la qualification obtenue par vos apprenants (titre, diplôme, certificat RNCP ou RS), délivrée par une autorité de certification. L’indicateur 16 ne concerne que cette dernière.

Qu’est-ce qu’une autorité de certification ? C’est l’organisme qui crée et délivre une certification professionnelle : un ministère, une branche professionnelle, une chambre consulaire ou un organisme privé enregistré auprès de France compétences. Elle fixe les règles d’inscription, de passage et de délivrance que l’organisme préparateur doit respecter.

Quelles preuves présenter pour l’indicateur 16 en audit ? La convention ou l’habilitation avec l’autorité de certification, le référentiel et le cahier des charges de la certification, les preuves de respect des conditions d’inscription, le calendrier des sessions, les preuves de remontée des résultats et les certifications délivrées aux candidats.

Quelle différence entre l’indicateur 16 et l’indicateur 3 ? L’indicateur 16 vérifie que vous respectez le processus imposé par l’autorité de certification. L’indicateur 3 mesure le taux d’obtention des certifications par vos candidats. Le premier porte sur le respect des règles, le second sur le résultat obtenu.

L’indicateur 16 concerne-t-il les formations RS et RNCP ? Oui. Il s’applique dès que vous préparez à une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique. Dans les deux cas, vous devez respecter les exigences formelles de l’autorité qui délivre la certification.

Que se passe-t-il si l’OF n’est pas habilité par le certificateur ? Sans convention ou habilitation formalisée avec l’autorité de certification, l’organisme ne peut pas présenter de candidats. En audit, l’absence de ce lien formel constitue une non-conformité sur l’indicateur 16.

Sources

• Référentiel National Qualité, critère 2, indicateur 16, guide de lecture Qualiopi (Ministère du Travail / France compétences) : travail-emploi.gouv.fr