Embaucher un formateur ou sous-traiter : où se situe le point de bascule

La question revient toujours au même moment. Vous confiez suffisamment de jours à un intervenant extérieur pour vous demander si vous ne devriez pas l’embaucher. Vous avez l’intuition que ça coûterait moins cher. Vous n’êtes pas sûr, vous n’avez pas le temps de faire le calcul, et vous reportez la décision d’un trimestre à l’autre.

Le calcul se fait en une heure. Il donne rarement le résultat attendu, parce que les deux options comportent des coûts que personne ne compte spontanément. Et il ne suffit pas à décider, parce que trois critères non financiers pèsent souvent davantage que l’écart de coût.

La question n’est pas celle du tarif journalier

L’erreur de départ consiste à comparer le tarif journalier d’un sous-traitant au salaire brut journalier d’un formateur salarié. Cette comparaison est fausse dans les deux sens.

Elle est fausse côté salarié parce que le salaire brut ne représente qu’une partie du coût, et parce que le nombre de jours réellement facturables est très inférieur au nombre de jours payés.

Elle est fausse côté sous-traitance parce que le tarif journalier ne couvre pas la charge de coordination, ni le risque d’indisponibilité, ni le temps que vous passez à qualifier et à suivre plusieurs intervenants.

La bonne unité de comparaison est le coût complet d’une journée réellement animée, dans chacun des deux scénarios.

Le coût réel d’un formateur salarié

Quatre postes, dont deux que la plupart des dirigeants oublient.

La rémunération chargée. Salaire brut augmenté des charges patronales. Le taux dépend du niveau de rémunération et des dispositifs applicables, ce qui suppose de le faire calculer par votre gestionnaire de paie plutôt que d’appliquer un pourcentage lu quelque part. Point de départ : les minima conventionnels de la convention collective des organismes de formation, exprimés en salaire annuel brut par coefficient. Vérifiez également que le minimum du coefficient visé n’est pas passé sous le SMIC, revalorisé à 12,31 euros brut horaire et 1 867,02 euros brut mensuel au 1er juin 2026, la grille conventionnelle en vigueur n’ayant pas été revalorisée depuis 2025.

Les coûts périphériques. Mutuelle, prévoyance, équipement, poste de travail, formation du formateur lui-même, frais de déplacement récurrents. Aucun n’est spectaculaire, leur somme l’est.

Les jours non animés. C’est le poste décisif, et celui que personne ne calcule. Sur une année, retirez les congés, les jours fériés, l’absentéisme moyen, et surtout le temps de conception, de veille, de réunion et de déplacement. Un formateur salarié n’anime pas tous les jours ouvrés, loin de là. Le ratio entre jours animés et jours payés est le cœur du calcul.

Le coût de la sous-occupation. Le salarié est payé même quand votre carnet est vide. En août, en décembre, pendant un creux de commandes. C’est la différence fondamentale avec la sous-traitance : vous portez le risque de volume.

Le coût complet d’une journée animée s’obtient en divisant le coût annuel total par le nombre de jours réellement animés. Ce chiffre surprend presque toujours, parce que le dénominateur est bien plus faible qu’estimé.

Le coût réel de la sous-traitance

Trois postes, dont deux invisibles.

Le tarif facturé. Visible, variable selon la spécialité, et négociable à la marge sur le volume.

La charge de coordination. Sourcer, qualifier, contractualiser, briefer, transmettre les documents, relancer les émargements, vérifier les qualifications à chaque échéance. Ce temps est réel et il croît avec le nombre d’intervenants. Comptez-le en heures par intervenant et par an, valorisées à votre coût interne. Sur un réseau de dix intervenants occasionnels, il dépasse souvent ce qu’on imagine.

Le coût du risque. Indisponibilité de dernière minute, qualité variable d’une intervention à l’autre, dépendance sur les créneaux tendus, et le risque commercial que l’intervenant capte la relation client. Ce dernier ne se chiffre pas mais il se couvre contractuellement.

À l’inverse, la sous-traitance a un avantage structurel : votre coût suit votre activité. Pas de session, pas de facture. Pour la sous-traitance pédagogique, c’est l’argument principal, et il pèse lourd dans une activité saisonnière.

La formule du point de bascule

Elle tient en une ligne, à appliquer à vos propres chiffres.

Divisez le coût annuel complet d’un formateur salarié, tous postes inclus, par le coût complet d’une journée sous-traitée, coordination comprise. Vous obtenez le nombre de jours d’animation à partir duquel l’embauche devient plus économique.

Comparez ensuite ce seuil au volume que vous confiez réellement à des extérieurs sur la même spécialité, sur les douze derniers mois, en jours effectivement animés et non en jours prévus.

Trois lectures possibles. Vous êtes nettement au-dessus du seuil et l’écart se maintient depuis plus d’un an : l’embauche se justifie économiquement. Vous êtes nettement en dessous : la sous-traitance reste plus efficace, quelle que soit la fatigue de la coordination. Vous êtes juste au-dessus : ne décidez pas sur le chiffre, parce qu’une variation de dix pour cent de votre activité inverse le résultat. Regardez les critères non financiers.

Deux précautions de calcul. Raisonnez par spécialité, pas globalement : cumuler des jours de bureautique et des jours d’habilitation technique n’a pas de sens, puisque personne ne les animera tous. Et prenez une hypothèse d’activité prudente, en retenant le volume le plus bas des trois dernières années plutôt que la moyenne, parce qu’un salarié se garde aussi les mauvaises années.

Ce qui ne se chiffre pas et qui décide souvent

Trois critères font pencher la balance indépendamment du calcul.

La disponibilité sur les créneaux tendus. Un salarié est là en septembre et en janvier, quand tout le monde cherche des formateurs. Un indépendant très demandé ne l’est pas. Si votre activité se concentre sur quelques périodes, cette différence vaut plus que quelques milliers d’euros d’écart.

La capitalisation. Un salarié construit vos supports, vos méthodes, votre manière de faire, et ce capital reste chez vous, à condition d’avoir organisé la propriété des contenus. Un sous-traitant repart avec ce qu’il a apporté. Sur une offre que vous voulez industrialiser, l’internalisation a du sens même à coût égal.

La relation client. Un intervenant présent sur un compte pendant deux ans devient l’interlocuteur de référence. Salarié, ce lien vous appartient. Extérieur, il constitue un risque à couvrir contractuellement.

À l’inverse, deux arguments plaident pour la sous-traitance au-delà du coût. La souplesse, qui permet de dire oui à une demande hors de votre cœur de métier sans recruter. Et l’étendue du catalogue : dix intervenants spécialisés couvrent un périmètre qu’aucun salarié polyvalent ne couvrira.

Le risque juridique n’est pas un critère de coût, c’est un préalable

Un point à traiter avant l’arbitrage, parce qu’il peut le rendre sans objet.

Si votre relation avec un intervenant présente déjà les caractéristiques d’un contrat de travail, la question n’est plus de savoir ce qui coûte le moins cher. L’article L8221-6 du code du travail pose une présomption de non-salariat au bénéfice des personnes immatriculées, mais elle tombe en cas de lien de subordination juridique permanente.

Les indices sont connus : exclusivité de fait, horaires imposés, consignes détaillées, absence de moyens propres, rémunération fixe indépendante du volume, ancienneté longue et continue, identité fondue dans la vôtre. Nous avons détaillé le risque de requalification et ce qui l’alimente.

Si vous cochez plusieurs de ces cases avec un intervenant, l’embauche cesse d’être une option d’optimisation pour devenir une régularisation. Elle est alors moins coûteuse qu’un redressement.

La troisième voie

L’arbitrage n’est pas binaire, et la solution la plus fréquente chez les organismes qui grandissent bien consiste à combiner.

Un noyau salarié sur le socle stable : les formations que vous animez toute l’année, celles qui portent votre identité, celles où la continuité vaut de l’argent. Et un réseau d’indépendants qualifiés sur les pics et sur les spécialités périphériques.

Le dimensionnement du noyau se calcule sur le volume plancher, pas sur le volume moyen. Vous salariez ce que vous êtes sûr d’avoir, vous sous-traitez le reste. C’est la logique que suit un organisme qui passe d’un formateur unique à une équipe, et nous l’avons décrite dans un cas pratique sur passer d’un formateur unique à une équipe.

Ce modèle suppose de savoir, à tout moment, combien de jours vous confiez à qui et sur quelle spécialité. Sans cette visibilité, l’arbitrage se fait au ressenti, et le ressenti surestime systématiquement le volume confié aux extérieurs.

Conclusion

Le point de bascule ne se situe pas là où l’intuition le place. Il dépend de trois variables que vous seul connaissez : le coût chargé complet d’un salarié dans votre convention collective, le nombre de jours qu’il animerait réellement une fois retirés la conception, la veille et les creux, et le coût complet d’une journée sous-traitée coordination comprise.

Faites le calcul par spécialité, avec une hypothèse d’activité prudente. Puis regardez les critères qui ne se chiffrent pas, disponibilité sur les créneaux tendus, capitalisation des contenus, propriété de la relation client. Si le calcul et ces critères pointent dans la même direction, décidez. S’ils divergent, la combinaison d’un noyau salarié et d’un réseau externe est presque toujours la bonne réponse.

Le préalable, c’est de disposer des chiffres. Jours animés par intervenant et par spécialité, coût par session, taux d’occupation réel. Fresh Management consolide votre planning d’intervenants et permet de rapprocher ces données de la marge nette d’une session. Réserver une démo de Fresh Management vous permet de voir si vous disposez aujourd’hui des éléments pour trancher.

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