Évaluation certificative : organiser les épreuves quand vous êtes habilité

Vous préparez vos stagiaires à une certification depuis des années, et le certificateur vous propose désormais d’organiser aussi les épreuves. L’offre a de quoi séduire : vos candidats passent l’examen dans vos locaux, à vos dates, sans attendre une session lointaine. Elle change pourtant votre position. Le jour de l’épreuve, vous n’êtes plus le formateur qui accompagne, vous êtes l’organisateur d’une évaluation dont le résultat engage le certificateur, et chaque écart au référentiel peut lui coûter son enregistrement.

Cet article décrit l’évaluation certificative telle qu’un organisme de formation habilité doit l’organiser : ce qui la distingue des évaluations que vous pratiquez déjà, ce que le code du travail exige depuis la réforme des habilitations, comment monter une session d’examen et quelles pièces garder pour l’audit.

Évaluation certificative : de quoi parle-t-on dans un organisme de formation

Une évaluation certificative est celle qui conduit à la délivrance d’une certification : un titre ou un diplôme inscrit au répertoire national des certifications professionnelles, ou une certification du répertoire spécifique. Elle mesure les acquis du candidat au regard d’un référentiel fixé par quelqu’un d’autre que vous, et son résultat produit un effet juridique, l’obtention de tout ou partie de la certification.

Vos autres évaluations n’ont pas cette portée. Le positionnement à l’entrée sert à adapter le parcours. Les évaluations en cours de formation aident le stagiaire à progresser. L’évaluation de fin de formation, celle que le guide de lecture rattache à l’indicateur 11, vérifie l’atteinte des objectifs que vous avez fixés. Une évaluation sommative peut ressembler en tout point à une épreuve de certification, mêmes questions, même mise en situation : elle ne devient certificative que si elle se déroule dans le cadre défini par le certificateur, devant les évaluateurs qu’il a prévus, et que son résultat lui est transmis pour décision.

L’article L. 6113-1 du code du travail pose ce cadre. Chaque certification professionnelle est définie par un référentiel d’activités, un référentiel de compétences et un référentiel d’évaluation, ce dernier fixant « les critères et les modalités d’évaluation des acquis ». C’est ce troisième document qui gouverne vos épreuves.

Préparer ou évaluer : deux habilitations distinctes

Ce que prévoit le code du travail

L’article R. 6113-16 du code du travail confie en principe aux ministères et organismes certificateurs la préparation à la certification et l’évaluation des candidats. Lorsqu’ils ne s’en chargent pas eux-mêmes, ils peuvent habiliter des organismes tiers pour une ou plusieurs de ces prestations. Vous pouvez donc être habilité à préparer, à évaluer, ou aux deux.

Le décret n° 2025-500 du 6 juin 2025 a précisé le contenu de ces habilitations pour celles délivrées à compter du 1er octobre 2025. Selon l’article R. 6113-16-2, l’habilitation indique son objet, les certifications ou blocs de compétences concernés, sa période de validité, le cas échéant la contrepartie financière demandée par le certificateur et les conditions de recours à la sous-traitance, ainsi que les moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement à mobiliser. Relisez la vôtre avec cette liste : un document qui ne mentionne pas l’évaluation ne vous autorise pas à organiser des épreuves.

Les deux obligations de l’organisme qui évalue

L’article R. 6113-16-4 fixe deux obligations à l’organisme habilité à évaluer. Il organise des sessions d’examen conformes au référentiel d’évaluation de la certification. Et lorsqu’il est aussi habilité à préparer, il inscrit à une session d’examen organisée par ses soins les personnes qu’il a préparées.

La seconde règle a une conséquence commerciale directe. Un organisme habilité aux deux missions ne peut pas annoncer la certification dans son offre puis laisser ses stagiaires chercher seuls une session ailleurs. La session d’examen fait partie de la prestation vendue, et votre calendrier doit la prévoir dès la conception de l’action.

Le non-respect de ces obligations a un prix. L’article R. 6113-16-6 permet au certificateur de suspendre à titre provisoire la convention d’habilitation, puis de la résilier après vous avoir exposé les reproches et laissé un délai pour répondre. Le lien juridique avec le certificateur est expliqué dans notre article sur l’indicateur 16 Qualiopi.

Organiser une session d’examen conforme au référentiel

Avant la session

Tout commence par le référentiel d’évaluation et, s’il existe, le règlement d’examen du certificateur. Ils fixent la nature des épreuves (mise en situation professionnelle, étude de cas, entretien, questionnaire), leur durée, les critères d’évaluation, les conditions de réussite et parfois l’ordre de passage. Rien de cela ne s’adapte à votre convenance. Si votre plateau technique ne permet pas la mise en situation prévue, parlez-en au certificateur avant de programmer la session : une épreuve modifiée de votre propre initiative n’est plus conforme au référentiel.

Viennent ensuite les candidats. Chacun doit remplir les conditions d’accès fixées par le certificateur, et son inscription à la session doit être traçable : le guide de lecture cite la « preuve d’inscription à la session d’évaluation » parmi les preuves de l’indicateur 16. Le candidat doit aussi recevoir l’information sur le déroulement de l’évaluation, et, si l’examen se passe à distance, sur ses conditions de passage.

Les candidats en situation de handicap demandent une anticipation particulière. Les aménagements d’épreuve relèvent des règles du certificateur ; votre rôle est de repérer le besoin assez tôt pour transmettre la demande et l’organiser le jour venu. Le guide de lecture mentionne expressément les « modalités d’aménagement des examens » pour ces publics.

Le jour de l’épreuve

Les évaluateurs sont ceux que prévoit le référentiel. Pour les titres professionnels du ministère du travail, la DREETS précise que le jury est composé de professionnels habilités, qui justifient d’au moins trois ans d’expérience dans les emplois visés et n’ont pas quitté le métier depuis plus de cinq ans, et que les centres doivent être agréés pour organiser des sessions. Pour les certifications d’autres certificateurs, la composition du jury et la place du formateur dans l’évaluation sont fixées par le référentiel ou par la convention. Vérifiez ce point avant de mobiliser le formateur qui a préparé le groupe comme évaluateur.

Le déroulement se documente au fil de la journée : feuille de présence des candidats, sujets ou situations utilisés, grilles d’évaluation remplies par chaque évaluateur, incidents survenus. Un candidat absent doit apparaître comme tel, avec la date et le motif connu. Depuis la règle sur la non-présentation aux épreuves d’une formation financée par le CPF, cette trace a aussi une portée financière.

Après l’épreuve

Le procès-verbal de la session récapitule les résultats et porte les signatures prévues par le certificateur. Il remonte au certificateur dans la forme et le délai qu’il impose, et c’est lui qui délivre la certification. Vous conservez une copie de chaque pièce, rattachée à la session, pour l’audit et pour le certificateur, que France compétences peut lui-même contrôler sur pièces en application de l’article R. 6113-16-8.

Ce que l’auditeur Qualiopi examine sur vos épreuves

Le guide de lecture du référentiel national qualité classe l’indicateur 16 parmi ceux dont le non-respect, même partiel, entraîne une non-conformité majeure. Les exemples de preuves qu’il cite décrivent presque mot pour mot le dossier d’une session d’examen : l’habilitation du prestataire à évaluer et la convention de partenariat avec le certificateur, le référentiel d’évaluation, le règlement d’organisation des examens, le procès-verbal des sessions d’examen, le livret des évaluations réalisées en cours de formation, les attestations de réussite.

Le guide précise aussi le cas inverse : lorsque le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation, il oriente le bénéficiaire vers l’évaluateur. Un organisme habilité seulement à préparer n’organise donc pas d’épreuve, mais doit pouvoir montrer comment il a mis le candidat en relation avec l’organisme qui évalue.

En amont de l’examen, l’indicateur 7 vous demande, lorsque vous préparez à une certification professionnelle, de vous assurer que vos contenus répondent aux exigences de la certification visée et de pouvoir prouver votre capacité à assurer cette certification, y compris en qualité d’organisme habilité. Le guide cite parmi les preuves l’habilitation à former à la certification ou la convention de partenariat avec le certificateur, et un tableau croisé entre le référentiel de certification, le contenu de la formation et le référentiel de compétences. Ici aussi, le non-respect même partiel entraîne une non-conformité majeure.

Les résultats de vos sessions alimentent un autre indicateur. Le taux d’obtention des certifications préparées, mis en relation avec le taux de présentation à l’examen, relève de l’indicateur 3. Un procès-verbal complet sert donc deux fois : comme preuve de conformité de la session et comme source de vos taux publiés.

Si vous êtes seulement habilité à préparer et que vous ne recevez pas les résultats officiels de vos candidats, le guide vous autorise à publier les résultats que vous avez recueillis auprès d’eux. Vous indiquez alors leur caractère déclaratif, le nombre de répondants, le taux de réponse et la méthode de collecte, et vous ne les présentez pas comme des taux officiels d’obtention de la certification.

Garder la trace de chaque session sans reconstituer le dossier

Dans un organisme qui prépare et évalue plusieurs certifications, la difficulté tient au nombre de pièces et à leur dispersion. L’habilitation est chez la direction, les grilles chez les évaluateurs, la feuille de présence dans un classeur, le procès-verbal dans un échange de courriels avec le certificateur. Le jour de l’audit, il faut tout réunir pour une session tirée au sort par l’auditeur.

Fresh Management rattache ces éléments au bon endroit. La gestion des titres RNCP partenaires garde le lien entre chaque certification préparée et le certificateur qui l’a enregistrée, et les preuves Qualiopi se centralisent par indicateur du référentiel national qualité. Les diplômes et attestations générés portent un QR code qui ouvre une page publique affichant le document à l’identique, utile quand un employeur veut contrôler l’authenticité d’une attestation remise par un candidat.

Checklist : votre prochaine session d’examen est-elle prête ?

Cochez ce que vous pouvez montrer aujourd’hui pour la prochaine session d’examen programmée. Le compteur indique ce qu’il reste à réunir.

Questions fréquentes

Organiser une évaluation certificative engage votre organisme au-delà de la pédagogie, puisque le certificateur répond de vos sessions devant France compétences. Avant votre prochaine session, relisez votre habilitation pour vérifier qu’elle couvre l’évaluation, puis comparez votre déroulé au texte de l’article R. 6113-16-4 et au référentiel du certificateur.

Réserver une démo de Fresh Management